厳重注意書の適切な使い方と効果的な運用方法

動画解説

　会社経営者の皆様、問題社員への対応において「厳重注意書」を適切に活用できていますか？

　「口頭で注意しても改善しない」「懲戒処分をするほどではないが、改善を促したい」といった場面で、厳重注意書は非常に有効な手段となります。

本解説では、厳重注意書の役割や効果的な使い方、具体的な運用方法について詳しく解説します。

厳重注意書とは？

　厳重注意書とは、口頭での注意では効果が薄い場合に、正式な書面で問題行動を指摘し、改善を促すためのものです。

厳重注意書を交付するメリット

・ 問題社員に対するインパクトが大きい：書面での指導は、口頭注意よりも真剣に受け止められやすい
・ 証拠として残る：後々のトラブル防止や、法的な場面での証拠となる
・ 懲戒処分の前段階として活用できる：いきなり懲戒処分にせず、改善の機会を与える

厳重注意書を活用すべきケース

　厳重注意書は、以下のようなケースで特に有効です。

・勤務態度が悪く、口頭注意を無視する
・遅刻や無断欠勤が繰り返される
・職場での言動が協調性に欠け、周囲に悪影響を及ぼす
・業務命令を軽視し、改善が見られない

厳重注意書に記載すべきポイント

　厳重注意書の内容は、具体的であることが重要です。抽象的な表現では、本人に響かず、証拠としての価値も下がってしまいます。

具体的な事実を明記する

・悪い例：「あなたは態度が悪い」「協調性がない」
・良い例：「○月○日、○○時に会議中に上司の指示を無視し、別の作業を行った。その結果、会議の進行が妨げられた」

　問題行動の詳細を記載し、「何が問題だったのか」を明確にしましょう。

具体的な改善指導を記載する

・改善策を示す：「次回からは、会議中は必ず指示に従い、発言を控えること」
・改善が見られない場合の措置を伝える：「再度同様の行為があった場合、懲戒処分を検討する」

厳重注意書の交付方法

　適切に交付することで、より効果的な指導が可能となります。

手渡しとメールの併用

・手渡し：直接渡して説明することで、指導の意図を明確に伝える
・メール送付：書面の受領を証拠として残すため、PDFをメールで送る

　手渡し後に「受け取っていない」と言われるリスクを防ぐためにも、メールでの送付を推奨します。

受領書の取得

　厳重注意書を渡したことを証拠として残すために、受領書に署名を求めることが理想的です。ただし、問題社員が署名を拒否することもあるため、以下の方法も検討しましょう。

・受領書を求める（拒否された場合は記録を残す）
・メールで送信し、開封履歴を確認する
・レターパックライトで郵送し、受領記録を取る

厳重注意書の適切な運用が企業を守る

　厳重注意書は、問題社員に対する効果的な指導手段であると同時に、企業のリスク管理の一環でもあります。

・適切に運用すれば、問題行動の改善を促せる
・証拠を残すことで、後の紛争リスクを軽減できる
・指導プロセスを明確にすることで、企業の組織運営を強化できる

　四谷麹町法律事務所では、問題社員への対応に関して、懲戒処分の進め方や指示の出し方、社員への対応方法について具体的なサポートを行っています。さらに、状況によっては企業側代理人として、問題社員や、相手の代理人弁護士との交渉も行っています。

　訴訟や労働審判になる前の段階から適切な対応を行うことで、企業側の負担を軽減し、トラブルの早期解決が可能となります。問題社員の対応でお悩みの際は、会社側専門の経験豊富な四谷麹町法律事務所にぜひご相談ください。