2025.03.14
注意指導の証拠を確保する方法｜問題社員対応のリスクを最小限に抑えるポイント
動画解説
問題社員（一般にモンスター社員とも言われることもある）への注意指導は、企業の職場環境を守るために不可欠なプロセスです。しかし、注意指導を行ったにもかかわらず、後に「言われていない」「そんな指示はなかった」と主張されるケースも少なくありません。そうした事態に備えるために、適切な証拠を確保することが重要です。
本記事では、注意指導を行う際に有効な証拠確保の方法について詳しく解説します。
注意指導の証拠が必要な理由
問題社員への注意指導は、単なる指摘ではなく、職場秩序を維持し、トラブルを未然に防ぐための重要な行動です。以下の理由から、適切な証拠を残しておくことが推奨されます。
- 後から「聞いていない」と主張されるリスクを防ぐため
- 問題行動がエスカレートした場合の懲戒処分の正当性を示すため
- 裁判や労働審判などの法的トラブルに備えるため
- 他の社員に公平性を示し、職場秩序を維持するため
適切な証拠がなければ、問題社員の不当な主張を覆せず、企業側が不利な立場に置かれる可能性があります。また、証拠が曖昧であった場合、労働審判や裁判に発展した際に企業側が不利になることもあります。そのため、明確で客観的な証拠を確保することが重要です。
証拠確保の方法
証拠の確保にはさまざまな方法があります。ケースに応じて適切な手段を選択しましょう。
録音・録画の活用
メリット
- 言った・言わないのトラブルを防ぐ
- 問題社員の発言をそのまま記録できる
- 労働審判や裁判で強い証拠として使用できる
デメリット
- すべての会話を録音・録画すると職場の信頼関係が損なわれる可能性がある
- 注意指導の場が委縮し、効果的な指導が難しくなる
- 従業員の心理的負担が増すことで、職場の雰囲気が悪化する可能性がある
適用場面
- 重要な指導や懲戒処分前の注意指導
- 問題社員が過去に「そんなことは言われていない」と主張した経緯がある場合
- 再発防止のために、客観的な記録を残す必要があるケース
録音・録画を行う場合は、事前に相手へ通知し、合意を取ることが望ましいです。また、録音・録画は最終手段とし、可能な限り他の手段で対応することが推奨されます。
指導内容を文書化する
録音・録画が難しい場合、指導内容を文書として残す方法が有効です。
(1) 上司への報告書・メール 上司に対して、指導した内容を報告メールとして送ることで、証拠としての価値を持たせることができます。
(2) 注意指導記録の作成 注意指導を行った日時、場所、内容を記録し、上司や人事部と共有することで証拠になります。
(3) 問題社員へのフィードバックメール 面談後、指導内容を記録したメールを問題社員に送付し、事実確認を行うことで、後のトラブルを防ぐことができます。
問題社員に説明文書を作成させる
問題社員本人に「顛末書」や「事情説明書」を提出させる方法も有効です。
メリット
- 本人の言葉で記載させることで、後から「言っていない」と主張しにくくなる
- 問題社員自身が問題を自覚しやすくなる
- 本人が記録に残る形で発言するため、企業側の証拠として有利になる
注意点
- 強制的に書かせると「無理やり書かされた」と主張される可能性がある
- 書きたくないと拒否される場合もある
効果的な対応策
- 書類の提出を求める際は、圧力をかけず、冷静なトーンで依頼する
- 必要な事実を明確に示し、誤解がないようにする
- 書面に不備がある場合は、修正を求める
企業を守るための適切な対応を
問題社員の注意指導において、適切な証拠を確保することは、企業を守るうえで非常に重要です。しかし、証拠集めが目的化すると、社内の雰囲気が悪化し、指導の効果が損なわれる可能性もあります。そのため、証拠の確保は適切なバランスを取りながら行う必要があります。
四谷麹町法律事務所では、問題社員への対応に関して、証拠の確保方法や注意指導の進め方について具体的なサポートを行っています。訴訟や労働審判になる前の段階から適切な対応を行うことで、企業側の負担を軽減し、トラブルの早期解決が可能となります。問題社員の対応でお悩みの際は、会社側専門の経験豊富な四谷麹町法律事務所にぜひご相談ください。
