能力不足を理由にした試用期間延長・本採用拒否の注意点｜企業が知っておくべき実務対応

動画解説

試用期間の法的な位置づけと本採用拒否の実態

　試用期間という制度は、企業が新たに採用した社員の能力や適性を見極めるための期間として広く使われています。しかし、この期間中であっても雇用契約そのものは既に成立しており、労働契約上の保護は働き始めた時点から適用されます。つまり、試用期間だからといって無条件に解雇できるわけではなく、あくまで「解約権留保付き労働契約」として、特別な法的位置づけを持っているのです。

　この点について誤解が多く見られます。多くの経営者の方は「試用期間中なら本採用を拒否しても問題ない」と考えがちですが、実際には解雇と同じく、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が求められます。これは、判例でも一貫して示されている考え方であり、試用期間中の本採用拒否であっても法的には「解雇」にあたるというのが基本的な理解です。

　そのため、単に「期待した能力がないから」という理由だけで本採用を拒否するのでは不十分であり、きちんとしたマネジメントや評価を通じた判断が必要です。試用期間の趣旨を正しく理解し、その運用においても法的な観点を踏まえた慎重な対応が求められます。

能力不足を理由にした本採用拒否の難しさ

　能力不足を理由に本採用を拒否したいという相談は非常に多くありますが、実際にそれを正当な理由として認めてもらうのは容易ではありません。なぜなら、「能力が足りない」というのは評価であり、裁判などではその評価の根拠となる「事実」が必要になるからです。

　例えば、「仕事ができない」「極端に能力が低い」といった言い方は抽象的であり、それだけでは客観的な証拠とはなりません。何月何日にどのような業務を任せたのか、その業務をどう遂行したのか、その際に何が問題だったのか、どのような指導を行ったのか、それでも改善されなかったのか——こうした具体的な経過を記録し、説明できなければ、「能力不足」という理由は法的に説得力を持ちません。

　また、日本の企業に多く見られる「職務や業務内容を特定せずに採用する」スタイルでは、期待される能力の水準が曖昧であるため、どの程度の能力が不足しているのかを明確に示すのが難しくなります。特に新卒や若年層の採用では「育成を前提とした雇用」と見なされることも多く、「現時点での能力不足」が即座に本採用拒否の根拠になるとは限りません。

　したがって、能力不足を理由に本採用を拒否するには、雇用契約上期待されている水準と現実のパフォーマンスのギャップを、できる限り明確に立証する必要があり、そのためには事前のマネジメントと記録の積み重ねが不可欠です。

試用期間延長の注意点と適切な運用

　試用期間中に能力不足が見られた場合、「このまま本採用するのは不安だ」と感じる経営者や人事担当者も多いかと思います。その際、ひとまず本採用を見送って「試用期間を延長する」という判断を取るケースもありますが、これには注意が必要です。

　まず、就業規則や労働契約書に「試用期間の延長が可能である旨」や「延長の上限期間」などの記載がなければ、勝手に延長することはできません。本人の同意を得ずに一方的に試用期間を延ばした場合、無効とされるリスクもあります。つまり、形式的なルール整備ができていない場合、延長そのものがトラブルの火種になりかねないのです。

　また、延長を通知する際には、その理由を具体的に伝えることが極めて重要です。「なんとなく不安だから」といった曖昧な説明では、本人の納得も得られませんし、後の本採用拒否の正当性を主張する根拠にもなりません。たとえば、「業務報告書の内容が不正確で改善が見られない」「期限内に基本業務を完了できない」など、実際の行動に基づいた客観的な説明が求められます。

　さらに、延長期間中には、通常以上に具体的な指導・教育を行い、その内容を記録に残すことが不可欠です。ただ「様子を見る」だけでなく、改善のために何をしたのか、その結果どうだったのかが後に重要な証拠になります。延長したにもかかわらず、十分な指導を行わなかった場合、能力不足を理由とした本採用拒否が不当と判断される可能性も高まります。

　したがって、試用期間の延長は、あくまで最終判断を保留するための「例外的」な手続きであり、形式と実質の両面で適切に運用されなければ意味がありません。延長という選択肢を取る場合は、慎重に手続を整えたうえで、的確なマネジメントと記録の蓄積を進めるべきでしょう。

マネジメントの工夫と記録の重要性

　能力不足が疑われる社員に対しては、試用期間中であっても、通常以上に丁寧なマネジメントが求められます。ただ単に「できていない」と感じるだけでは不十分で、その感じ方の根拠となる具体的な事実を把握し、整理しておく必要があります。

　まず重要なのは、「極端に能力が低い」「仕事ができない」といった評価を、単なる主観で終わらせないことです。これらはあくまで「評価」であり、マネジメントや本採用拒否の場面で正当化するには、その裏付けとなる「事実」を示さなければなりません。例えば、「何月何日の何時頃にこういった業務を任せたが、期限までに完了できなかった」「具体的な業務手順を何度も説明したが、習得できなかった」など、できる限り5W1Hを意識した記録が必要です。

　また、教育指導についても記録が欠かせません。「指導した」「注意した」という抽象的な表現ではなく、「どのような内容を、どのタイミングで、どのように伝えたか」「それに対する反応やその後の変化はどうだったか」といった情報を可能な限り具体的に残すよう心がけましょう。これは社内的な納得形成だけでなく、仮に後日トラブルが発生した際にも、外部に対して説得力のある対応ができる土台になります。

　記録の方法としては、業務日報、指導記録、個別面談記録などが考えられます。いずれの場合も、事後的にまとめたメモよりも、事が起きた直後に作成された記録の方が、信頼性・証拠力ともに高く評価される傾向があります。

　マネジメントを行う上司や管理職にとっては手間のかかる作業かもしれませんが、能力不足の社員に対して「事実に基づいて公平な対応をしている」という姿勢を見せることが、本人の納得にもつながり、最終的には組織の信頼性維持にも貢献します。

本採用拒否に踏み切る場合の注意点

　本採用拒否は、試用期間中の対応として最も慎重を要する場面です。雇用契約は試用期間中であっても正式に成立しているため、本採用を拒否することは法的には「解雇」と同じ性質を持ちます。したがって、安易な判断は許されず、客観的かつ合理的な理由が必要とされます。

　試用期間の本採用拒否において有利な点としては、通常の解雇に比べてハードルが若干下がることが挙げられます。具体的には、80cmのハードルを飛び越える通常解雇に比べ、60cm程度のハードルで足りるという感覚です。ただし、ハードルが低くなるとはいえ「飛び越えなければならない」点に変わりはありません。つまり、依然として証拠に基づく合理的理由が必要であり、裁判となった場合にはその正当性を立証しなければならないのです。

　本採用拒否を行う際、最も問題になるのが「これまでどのようなマネジメントをしてきたか」です。事前にしっかりと教育指導を行っていなかった場合、たとえ能力不足があったとしても、「なぜ今になって急に本採用を拒否するのか」と疑問を持たれ、納得を得るのが難しくなります。本人に対して事前に何度も具体的な指導を行い、その都度改善の機会を与えてきたという履歴があれば、本採用拒否という判断にも一定の説得力が生まれます。

　また、能力不足の程度も重要です。多少の不慣れや業務ミスがある程度では、よほどの理由がない限り本採用拒否の正当性は認められません。業務を全く遂行できない、あるいは指導を何度繰り返しても習得が困難というように、試用期間を経ても改善の見込みがなく、配属先でも現実的に配置転換の余地がないといった事情が求められます。

　最後に、本人への説明と合意形成のプロセスも大切です。事実に基づいた具体的な説明を行い、あくまで客観的な評価としての判断であることを伝える努力を怠らないようにしましょう。退職勧奨を経て合意に至ることが望ましいですが、それが難しい場合には、本採用拒否という最終手段を検討せざるを得ません。

まとめ

　能力不足を理由とする試用期間の延長や本採用拒否は、慎重な対応が求められる繊細な問題です。雇用契約上、たとえ試用期間中であっても解雇に準ずる扱いになるため、会社としては「育成にベストを尽くしたか」「その結果、業務遂行が困難だと客観的に言えるのか」「本人に対する説明は十分だったか」といった点を自問しながら進めていく必要があります。

　試用期間延長も本採用拒否も、社員にとっては精神的な負担が大きい出来事です。後に労使トラブルに発展しないためにも、日頃からの観察、記録、フィードバックを丁寧に積み重ね、感情的な対応を避けることが大切です。特にマネジメントの質が問われる局面でもあるため、対応に不安がある場合は、早めに労務に詳しい弁護士など専門家に相談することをお勧めします。