会議に集中しない社員への対応策｜居眠り・読書・ネットショッピング等を防ぐ実務ポイント

動画解説

会議に集中しない社員が会議に与える影響

　会議中に居眠りをしたり、読書、ネットショッピングなど明らかに会議と関係のない行動をとる社員がいる場合、その影響は決して軽視できるものではありません。まず第一に、本人の発言や意見の機会が失われ、会議の成果が不完全なものとなるリスクがあります。意見を出してもらうべき立場の社員が会議に集中していない場合、肝心の意思決定や方針策定に必要な情報が欠落してしまう可能性があるのです。

　また、会議に臨む姿勢が周囲に悪影響を及ぼすという点も見逃せません。一人の気の抜けた態度は、他の出席者の緊張感や集中力を削ぎ、会議全体の雰囲気を緩ませてしまいます。特に若手社員や部下がその様子を見て「この程度の参加姿勢でいいのか」と誤解してしまえば、職場全体の会議文化やモラルの低下にもつながりかねません。

　さらに、会議に集中しない姿勢が恒常的に放置されると、「あの人は会議で何をしても咎められない」といった社内の不公平感や不満を助長する原因になります。これは後々、労務トラブルや職場内の信頼関係の亀裂といった、より大きな問題へと発展するおそれもあります。

　つまり、会議中の集中力の欠如は単なる“その場限りの問題”ではなく、業務効率や社内の信頼関係、企業文化にまで影響を及ぼす深刻な課題だという認識を持つことが重要です。

出席者の「役割」が曖昧なことが集中力低下を招く理由

　会議において出席者が集中できない大きな要因のひとつが、「自分がこの会議で何を求められているのか」を明確に理解していないことです。単に「出席してください」と言われただけでは、出席者としての責任感や積極性は生まれにくく、自分の発言が会議にどう貢献するのかが見えない状態では、当然集中力も下がってしまいます。

　特に「立場上」「念のため」といった理由で呼ばれている社員は、会議の中心的議題と直接関係のないケースも多く、存在感が薄れやすい環境に置かれています。本人としても、「自分が何をするためにここにいるのか分からない」「発言していいのかも分からない」と感じてしまえば、会議と無関係な行動に走るのも無理はありません。

　このような状況を防ぐには、事前に出席者一人ひとりに「会議で果たしてほしい役割」を明示することが不可欠です。たとえば、「この議題についてはあなたの専門知識を活かして意見を出してほしい」「この案件の進行状況を報告してほしい」など、役割を具体的に伝えるだけでも、出席者の心構えは大きく変わります。自分が期待されていることが明確であれば、自然とその役割を果たす意識が芽生え、会議への集中力も高まるものです。

　**役割の曖昧さは、会議を「他人事」と感じさせる要因となります。**だからこそ、出席の意義を明確に伝え、「あなたに出席してほしいのは、こういう理由があるからだ」と納得してもらうことが重要です。これは決して手間のかかる対応ではなく、出席者のモチベーションと会議の生産性を高めるための、きわめて有効なマネジメント手段と言えるでしょう。

会議出席の必要性とメンバー構成を見直すポイント

　社員が会議に集中しない背景には、「自分はこの会議に本当に必要なのか？」という内心の疑問が潜んでいることも少なくありません。これは裏を返せば、会議の参加メンバーが適切に選ばれていない可能性があるということです。特に、明確な役割や発言の機会が与えられていない社員が多数出席している会議は、非効率的になりがちですし、参加者の集中力低下を招く温床にもなります。

　そもそも会議とは、議論の結果として意思決定を行う場であり、その意思決定に必要な情報や視点を提供できるメンバーのみが出席すべきです。「とりあえず立場上必要だから」「何かあったときのために」という曖昧な理由で参加を求められる社員は、どうしても傍観者になりがちで、その空気は他の出席者にも波及します。

　そこで必要なのが、会議のたびに「誰が、なぜ参加するのか」を見直すことです。各議題ごとに出席者を精査し、その会議の目的や目標に対して直接貢献できる人材を選定することが、質の高い会議運営には不可欠です。また、参加者を絞ることで発言の機会も増え、会議そのものがより活性化します。

　もちろん、すべての社員が毎回主役になるわけではありません。しかし、たとえ発言が少なくても「このテーマについてはあなたが一番詳しいから」といった明確な理由があれば、出席者自身も意識が変わります。逆に、特に役割がないのであれば、その社員を無理に出席させる必要はありません。むしろ、そうした“形式的な出席”が会議全体を緩ませる原因となることもあるのです。

　出席者の見直しは、単に会議の効率を上げるためだけでなく、社員一人ひとりの時間を大切にし、集中力を維持させるための基本的な取り組みでもあります。参加者が意味のある形で会議に関与できるようにすることこそが、集中を促す第一歩となります。

会議中に集中しない行為が起きたときの具体的対応策

　会議中に社員が明らかに集中していない行動――たとえば居眠りや私的なネット閲覧、スマートフォン操作、読書など――をとっている場合、放置せず、具体的な対応を取ることが重要です。それを容認することで、他の社員にも悪影響が及び、会議全体の緊張感や生産性が損なわれかねません。

　まず行うべきは、穏やかに、かつ明確に声をかけることです。たとえば「〇〇さん、この点についてご意見を伺えますか？」といった形で話題に引き込む方法は、本人の集中を促すと同時に、会議に参加する意識を再確認させることにもなります。突き放すような注意よりも、役割を再認識させる形での関わりが効果的です。

　また、会議中のルールをあらかじめ全体に共有しておくことも予防策になります。たとえば、「会議中の私用スマホ操作は禁止」「会議中の姿勢は真剣さが伝わるよう心がけましょう」といったガイドラインを事前に伝えることで、“何をしてはいけないか”を曖昧にしないようにすることが大切です。

　それでも改善が見られない場合や、本人が集中するつもりがないように見える場合には、面談の場を設けて対応することも検討しましょう。そこで、本人がなぜ会議に集中できないのか、その背景を丁寧に確認します。疲労や業務過多、会議の進行の不備など、原因が本人だけにあるとは限らないからです。

　加えて、「この会議において、あなたには〇〇という役割を果たしてもらいたい」と明確に伝えることも効果的です。人は、期待された役割を与えられることで、自発的な行動を起こしやすくなります。ただの注意だけではなく、建設的な関与を促すアプローチが望ましいといえます。

　最終的に、それでも態度が改善されず、会議の雰囲気や進行に支障をきたすようであれば、上司からの正式な注意や、懲戒に準じた対応も視野に入れる必要があるかもしれません。ただし、それはあくまで最後の手段であり、まずは本人の意識を前向きに変える工夫から始めるべきでしょう。

会議の司会進行やファシリテーションの改善で集中力を高める

　会議に集中しない社員が出てしまう背景には、会議の進行自体に問題があるケースも少なくありません。間延びした司会、目的の見えにくい議題、発言の偏りなどが続けば、出席者の多くは会議への集中を失ってしまいます。逆に言えば、会議のファシリテーションを改善することで、出席者の集中力や参加意識を高めることが可能なのです。

　まず意識すべきは、司会者の役割が単なる時間管理にとどまらないという点です。司会者は、議題ごとに要点を整理し、発言の流れを調整し、参加者に均等な発言機会を与えるなど、会議の“進行役”であると同時に“促進役”でもあります。参加者全員の関与を引き出すことが求められます。

　また、会議の冒頭にその日の目的やゴールを明確に共有することで、参加者が「何のためにこの会議にいるのか」を理解しやすくなります。目的意識が明確になると、それだけで集中力が高まり、会議に向かう姿勢も前向きになります。逆に、目的の不明確な会議は“時間つぶし”に感じられてしまい、私語や他の行動に走る社員が出やすくなります。

　さらに、メリハリのある進行と時間配分も重要です。特に議論が白熱して長引きそうなトピックについては、途中で一度締めの方向を示すなど、テンポよく議論を進める工夫が必要です。無駄な繰り返しや話が逸れるような展開が続けば、真剣に参加していた人でも集中が切れてしまいます。

　こうしたファシリテーションの質を高めるためには、司会者自身のスキルアップも不可欠です。ファシリテーション研修への参加、会議録画を活用した振り返り、ベテラン社員によるアドバイスなどを取り入れることも有効です。会議の運営が洗練されていけば、出席者は「この会議は意味がある」と実感しやすくなり、自然と集中力が高まります。

　「社員が会議に集中しない」という現象は、個人の態度の問題に見えて、実は運営の構造的な課題であることも多いのです。司会進行やファシリテーションの改善は、そうした“空気”を変える大きなきっかけとなります。

会議そのものを機能させるために押さえるべき運営の基本

　会議中に社員が集中せず、私語や私的行動をするという問題に直面したとき、最終的に見直すべきなのは、会議そのものの設計と運営体制です。そもそもその会議は、どのような目的で、誰が、何を話し合うために行っているのか。そこが曖昧なままでは、参加者が集中できるわけがありません。

　まず確認したいのは、「この会議は本当に必要か」という点です。似たような会議を週に何度も開いていないか、メールやチャットで十分に代替できる内容をわざわざ会議で話していないか。こうした見直しによって、無駄な会議を削減できれば、社員の集中力も本当に必要な会議に向けやすくなります。

　次に、「参加者に適切な役割が与えられているか」という視点も欠かせません。ただ“念のため”で出席してもらうのではなく、各自に明確な目的と役割を伝えましょう。発言の機会がないと分かっている会議には、誰でも気が緩みがちです。「あなたにはこの点で発言してもらいたい」「この資料について補足してほしい」といった具体的な期待を伝えることで、出席者の姿勢は確実に変わります。

　また、会議のルールも必要です。たとえば、「会議中の私的な端末操作は禁止」「発言中は他の作業をしない」といった基本的なルールを社内で共有しておくことで、個人任せのモラルに依存しない体制を作ることができます。ルールが明確であれば、注意や指導の基準もはっきりするため、トラブルを未然に防ぐことにもつながります。

　会議の運営そのものを見直すことは、単に集中力を高めるだけではありません。組織全体の効率、判断の質、情報共有のスピードなど、経営全体に影響を与える重要な要素です。会議を「慣習的にやるもの」と捉えるのではなく、「戦略的に価値を生み出す場」として再設計することが求められます。

個別対応が必要なケースへの対処と専門家への相談のすすめ

　会議中に集中せず、居眠りや私的行動を繰り返す社員への対処は、一般的なマネジメントで解決できることが多い一方で、場合によっては個別に踏み込んだ対応が必要になるケースもあります。

　たとえば、何度注意しても改善が見られない社員がいる場合、その背後に業務に対する意欲の低下や、そもそも組織の一員としての自覚が乏しいといった、深層的な問題が存在している可能性も考えられます。また、「居眠り」などが日常的に見られる場合、健康状態や精神的なコンディションにも注意を払う必要があるかもしれません。

　こうしたケースに対しては、一律的な指導ではなく、個別に面談を行い、背景を丁寧にヒアリングすることが重要です。頭ごなしに叱責するのではなく、「なぜ集中できていないのか」「どうすれば改善できそうか」を対話の中で探っていきます。そのうえで、指導や配置転換、業務内容の見直しといった現実的な対応策を検討する必要があります。

　また、場合によっては「問題社員（一般にモンスター社員とも言われている）」と見なされるようなレベルで、周囲に継続的な悪影響を与えていることもあります。こうした状況に対しては、企業として正当な手続きを踏んだ注意指導や、懲戒処分なども検討しなければならないケースも出てきます。ただし、そのような対応は慎重さが求められ、感情的に判断すると後に大きな労務トラブルを招きかねません。

　そのため、対応が難しいと感じたときには、早めに外部の専門家である弁護士へ相談することをおすすめします。弁護士の助言を得ながら、就業規則や過去の社内対応、労働契約の内容などを整理した上で、適切な対応を取ることができます。本人に納得感を持たせながらも、組織の秩序や業務効率を守る対応が求められる場面では、法的な視点からのコンサルティングが非常に有効です。

　四谷麹町法律事務所では、こうした会議での問題行動に関する社員対応についても、企業の立場に立った実践的なサポートを提供しています。日常的な指導の方法から、注意文書の作成、必要に応じた懲戒や配置転換、さらにはトラブル予防のための就業規則整備まで幅広く対応しています。

　「会議中の態度が気になるが、どう対処すべきか分からない」「他の社員のモチベーションにも影響が出ている」といった悩みをお持ちの場合は、問題が深刻化する前に、ぜひ一度ご相談ください。