問題社員への注意指導をメールで行う際の注意点

動画解説

　会社経営者の皆様、問題社員への注意指導を電子メールで行う機会はありますか？

　メールは記録として残るため便利な手段ですが、注意指導の効果を十分に発揮するためには、適切な使い方を理解することが重要です。本記事では、問題社員に対するメールでの注意指導の注意点と効果的な活用方法について解説します。

メールだけの注意指導は効果が低くなりやすい

　メールは記録に残るため、証拠として活用しやすい一方で、口頭での指導と比べると教育効果が低くなることが多いです。なぜなら、メールでは表情や声のトーンが伝わらず、単なる事務的な連絡と受け取られる可能性があるためです。

　例えば、職場での態度が悪い社員に対して、メールだけで「今後の勤務態度を改善してください」と伝えても、社員は深刻に受け止めないかもしれません。そのため、基本的には口頭での指導を併用し、補助的な手段としてメールを活用するのが理想的です。

メールを活用すべきケース

　ただし、すべてのケースでメールが不適切なわけではありません。例えば、次のような状況では、メールによる注意指導が有効です。

・　対面や電話でのコミュニケーションが困難な場合：リモートワーク中で直接会えないとき。
・　指導内容を明確に記録したい場合：後のトラブルを防ぐため、具体的な指導内容を残しておく必要があるとき。
・　口頭で伝えた内容を補足したい場合：面談後、指導内容を整理して伝えることで、社員が理解しやすくなる。

　このように、メールはあくまで補助的な手段として活用するのが効果的です。

問題社員へのメール指導で気を付けるべきポイント

具体的な事実を明記する

　「態度を改善してください」などの抽象的な表現ではなく、「○月○日○時ごろの会議中に、上司の発言を遮り、不適切な発言をした」など、具体的な行動を明記しましょう。これにより、社員が何を改善すべきかを理解しやすくなります。

感情的な表現を避ける

　メールは記録に残るため、不適切な表現を避けることが重要です。「何度注意しても改善されません」「反省の色が見えません」などの感情的な表現は、後のトラブルを招く可能性があります。

　冷静かつ客観的な言葉を選び、「今後の改善が見られない場合、業務上の対応を検討する」など、事実に基づいた表現を心掛けましょう。

受け取りやすい形式で送る

　注意指導のメールは、読みやすく明確な内容にすることが重要です。

• 件名を簡潔に：「【重要】勤務態度についての注意」
• 箇条書きを最小限にして、簡潔な文章で伝える
• 冷静な口調で、適切な敬語を使用する

　また、可能であれば、面談の後にフォローアップメールとして送ることで、指導の効果を高めることができます。

メール指導を適切に活用し、問題社員対応を強化する

　問題社員への注意指導において、メールは便利なツールですが、単独での使用では効果が薄くなる可能性があります。対面指導やオンライン面談と組み合わせることで、より効果的な指導が可能になります。

　また、適切な文面を作成することも重要です。問題社員への対応に関する具体的なアドバイスが必要な場合は、当事務所のオンライン経営労働相談をご活用ください。

　四谷麹町法律事務所では、問題社員への対応に関して、指示の出し方や、社員へのメール内容について、具体的なサポートを行っています。さらに、状況によっては企業側代理人として、問題社員や、相手の代理人弁護士との交渉も行っています。

　訴訟や労働審判になる前の段階から適切な対応を行うことで、企業側の負担を軽減し、トラブルの早期解決が可能となります。問題社員の対応でお悩みの際は、会社側専門の経験豊富な四谷麹町法律事務所にぜひご相談ください。