問題社員への書面指導の正しい進め方｜注意指導の効果を最大化する方法

動画解説

　問題社員（一般にモンスター社員とも言われることもある）への注意指導は、企業の職場秩序を守るために重要なプロセスです。特に、口頭での注意指導を何度行っても改善しない場合、書面での注意指導が有効な手段となります。書面による注意指導は、社員に対して問題の深刻さを伝え、企業側が正式な対応を行った証拠にもなります。

　本記事では、問題社員への書面による注意指導を行う際のポイントと適切な運用方法について詳しく解説します。

書面での注意指導が必要な理由

　書面による注意指導が効果的な理由は以下の通りです。

・ 記録として残る – 口頭での指導では「聞いていない」と主張されるリスクがあるが、書面は明確な証拠となる。
・ 問題行動の深刻さを伝えられる – 書面を受け取ることで、社員に「これは重大な問題である」と自覚させることができる。
・ 懲戒処分や解雇の前段階として活用できる – 企業側が適切な手順を踏んでいることを示すため、法的リスクを回避できる。
・ 他の社員に対する公平性を確保できる – 問題社員への一貫した対応を示すことで、職場の士気を維持できる。

　企業として適切な対応を取るためにも、問題社員への書面指導を戦略的に活用することが求められます。

書面で注意指導を行う際のポイン

まずは口頭での注意指導を行う

　いきなり書面で注意を行うのではなく、まずは口頭での指導を繰り返し行いましょう。問題社員が指導を軽視している場合でも、正式な場での対話を重ねることで、行動改善の可能性が高まります。

・ 会議室などの公式な場で、上司や人事担当者と共に注意指導を行う。
・ 具体的な事実をもとに、どのような問題行動があるのかを伝える。
・ 指導内容を記録し、改善が見られなかった場合に書面指導へと移行する。

書面には具体的な事実を明記する

　書面で注意指導を行う際には、曖昧な表現を避け、具体的な事実を明記することが重要です。

NG例
「あなたは勤務態度が悪い」
「チームワークを乱している」

OK例
「〇月〇日、会議中に上司の指示を無視し、私語を続けた」
「〇月〇日、定時後に無断で退社し、報告を怠った」

　このように具体的な日時や状況を明記することで、事実関係を明確にし、指導の正当性を確保できます。

注意指導の意図を明確に伝える

　書面の目的は問題社員を処罰することではなく、行動改善を促すことです。そのため、以下のような内容を含めると効果的です。

・ 問題行動の具体的な内容
・ 問題行動が職場に与える影響
・ 今後の改善目標と期限
・ 改善しない場合の次の対応（懲戒処分など）

　このように、注意指導の目的を明確に伝えることで、問題社員が適切に対応する可能性が高まります。

書面の受け渡し方法に注意する

　問題社員に書面を確実に受け取らせることも重要なポイントです。以下の方法が考えられます。

対面での手渡し（最も確実な方法）
・ 受領サインを求める。
・ その場で内容を確認し、質問があれば答える。
メールでの送付
・ 公式な社内メールアドレスを使用し、送信記録を残す。
・ 送信後、フォローアップの面談を行う。
書留郵便やレターパックライトの活用
・ 書類を確実に届ける手段として有効。
・ 配達履歴が残るため、受け取っていないという主張を防げる。

　問題社員が「受け取っていない」と言い逃れをする可能性があるため、受領証や送信履歴を残しておくことが重要です。

書面での注意指導を適切に運用する

　書面での注意指導は、適切に運用することで企業の秩序維持に大きく貢献します。しかし、注意指導を単なる懲罰として捉えるのではなく、社員の行動改善を促す手段として活用することが重要です。

　企業側の対応が適切であることを示すためにも、書面での注意指導を適切に記録し、必要に応じて証拠として活用できるよう準備を進めておくことが求められます。

　四谷麹町法律事務所では、問題社員への対応に関して、書面での注意指導の進め方や、適切な証拠の確保方法について具体的なサポートを行っています。訴訟や労働審判になる前の段階から適切な対応を行うことで、企業側の負担を軽減し、トラブルの早期解決が可能となります。問題社員の対応でお悩みの際は、会社側専門の経験豊富な四谷麹町法律事務所にぜひご相談ください。