残業する理由が不明な社員への対処法｜不信感をなくすマネジメントと労務対応

動画解説

残業理由が不明な社員に不信感を抱く背景

　仕事量がさほど多くないのに、毎月30時間もの残業を繰り返す社員がいると、経営者や管理職は「なぜそこまで時間がかかるのか」「残業代を稼ぐためなのではないか」といった不信感を抱くことがあります。業務量と残業時間が見合っていないと感じれば、当然ながら疑問を持つのは自然なことです。

　本来、残業は例外的に発生するものであり、日常的に漫然と行われるべきものではありません。にもかかわらず、業務上の必要性が見えない残業が続けば、経営者としては「本当に必要なのか」という疑念を抱き、社員への信頼関係に影を落とします。さらにそのような状況を放置すれば、他の社員からも「なぜあの人だけ残業が多いのか」という不満が生まれ、職場全体の士気や公平感に悪影響を及ぼしかねません。

　つまり、残業理由が不明なまま放置することは、単なるコストの問題にとどまらず、組織の信頼関係や職場環境を損なうリスクにつながるのです。そのため、早い段階で原因を把握し、必要に応じて適切な指示を出すことが欠かせません。

残業は例外であり管理者が判断すべきもの

　本来、労働時間の基本は所定労働時間内に業務を終えて退勤することであり、残業はあくまでも例外的に行われるものです。緊急の案件や期限に迫られた仕事が発生したときに限って、会社が指示をして行わせるのが原則です。したがって、残業をするかどうかを最終的に判断し、許可するのは社員本人ではなく、経営者や管理職の責任なのです。

　なぜなら、会社には社員の健康を守る義務があり、無駄な残業や過重労働をさせないように配慮しなければなりません。残業を続ければ残業代の支払いが発生するだけでなく、長時間労働による心身への負担も大きくなります。だからこそ、残業を例外的に認める権限は会社側が持つべきものであり、社員の裁量に任せてしまうのは本来の仕組みに反するのです。

　残業を「本人がやりたいからやるもの」と誤解して放置すると、必要性の有無が不透明になり、不信感を招く原因となります。管理者が残業の必要性をきちんと把握し、指示・許可を徹底することこそ、組織運営における基本であるといえます。

社員の裁量に任せる運用が生む誤解と不信感

　会社によっては、残業をするかどうかを社員本人の裁量に委ねる運用をしているところもあります。「必要だと思えば残業してよい」「不要だと思えば帰ってよい」といった柔軟な方針は、一見すると社員を信頼し自主性を尊重しているように思えます。しかし、実際にはこの運用が誤解や不信感の温床となることが少なくありません。

　例えば、業務量が少なくても毎月のように30時間残業している社員がいる場合、経営者や管理職は「本当に必要なのか」「残業代を目的にしているのではないか」と疑いを抱いてしまいます。逆に社員側にしても「上司や先輩が残っているから自分も帰りづらい」「空気を読んで残っているだけ」というケースも少なくなく、本人の意思とは異なる行動を取らされていることもあります。

　つまり、社員の裁量に任せる運用は、残業の必要性を誰も正確に把握しないまま進んでしまうリスクが高いのです。その結果、経営者は不信感を抱き、社員は「やりたくないのに残業せざるを得ない」という不満を募らせ、双方にとって望ましくない状況が生じます。こうした誤解や不信感をなくすためには、やはり管理者が残業の要否を判断し、明確に指示を出すことが欠かせません。

残業の必要性を確認するための具体的な対応

　残業理由が不明な社員に対しては、まず会議室などで落ち着いた場を設け、直接事情を確認することが重要です。「なぜ毎月30時間もの残業が必要なのか」「業務量や進め方にどのような問題があるのか」と率直に尋ねてください。その上で、本当に業務上必要があるのであれば残業を認めればよいですし、不要であれば終業時刻に帰宅させればよいのです。

　また、社員によっては「上司や先輩が残っているから自分も帰れない」といった空気に流されているケースもあります。そうした誤解を防ぐためには、経営者や管理職が「残業は必要なときだけでよい」「周囲に合わせて残る必要はない」と繰り返し明確に伝えることが大切です。同時に、上司や先輩にも「部下が早く帰るのは当然のこと」と徹底させ、職場全体で残業を強要するような雰囲気をなくしていく必要があります。

　つまり、残業の必要性を確認し、その上で「この場合は残業してよい」「この場合は帰りなさい」と具体的に指示を出すことが、無駄な残業や不信感を防ぐ最も効果的な方法です。曖昧な状況を放置せず、明確なルールと判断を示すことで、社員も安心して行動でき、会社としても余計なコストや誤解を減らすことができます。

経営者が主体的に判断すべき理由

　残業は本来、所定労働時間で業務が終わらず、やむを得ない場合に限って命じられる「例外的な労働」です。そのため、残業の有無を決定する責任は会社にあり、最終的には経営者や管理職が主体的に判断しなければなりません。ところが、この判断を社員本人に任せてしまうと、「本当に必要なのか」「残業代目的ではないか」といった不信感が生じやすくなります。

　経営者が明確に「この業務は残業が必要」「これは翌日に回してよい」と線引きを行えば、社員は余計な疑念を持たれることなく安心して働くことができます。逆に曖昧な姿勢を取り続ければ、社員は空気を読みながら行動せざるを得ず、結果として無駄な残業や誤解が積み重なります。

　したがって、残業の管理は「社員に任せる」ものではなく、「経営者や管理職が決定する」べき事項です。主体的に判断を下すことこそが、残業をめぐる不信感をなくし、健全な労働環境を維持する最も有効な手段だといえます。

まとめ：不信感をなくすには明確な判断と指示が必要

　残業の理由が不明であることは、社員に対する不信感を生み、職場の雰囲気を悪化させかねません。本来、残業は例外的に行われるものであり、必要性の有無を判断するのは会社側の責任です。したがって、経営者や管理職が主体的に状況を把握し、残業を認めるのか、終業時刻で帰らせるのかをはっきりと指示することが重要です。

　曖昧な対応を続ければ、社員は空気を読んで行動するしかなくなり、無駄な残業が増えたり、「残業代目当てなのではないか」といった誤解が生じやすくなります。一方で、明確に判断を示し、事情をきちんと確認する姿勢を持てば、社員との間に余計な不信感は生まれません。

　結局のところ、残業管理は「任せる」ものではなく「決断する」ものです。経営者が主体的に関与し、必要性に応じて具体的に指示を出すことこそが、健全な職場環境を保ち、社員のモチベーションや会社の生産性を守るために不可欠だといえるでしょう。

　四谷麹町法律事務所では、残業管理や労働時間の運用に関して、具体的な対応方法や制度設計のサポートを行っています。さらに、社員への注意指導や労務トラブルが拡大する前段階での予防的な対応についてもアドバイスを行い、必要に応じて代理人として交渉を担うことも可能です。残業時間の問題や社員対応にお悩みの際は、会社側専門の経験豊富な四谷麹町法律事務所にぜひご相談ください。