毎年年休を使い切り欠勤する社員への適切な対処法｜処分・評価・解雇の判断基準

動画解説

はじめに

　社員が毎年のように年次有給休暇をすべて使い切り、その後に欠勤を繰り返すという状況は、会社経営者にとって頭を悩ませる問題のひとつではないでしょうか。年休の取得は労働者に認められた正当な権利であり、会社としてそれ自体を否定することはできません。しかし、年休を使い切った後に欠勤が続くとなると、業務に支障が生じたり、他の社員へのしわ寄せが増えたりして、職場全体の生産性や雰囲気にも悪影響を与えるおそれがあります。

　このような場面で「どの程度の処分ができるのか」「どこまでが会社として対応すべき範囲なのか」と迷われる経営者や管理職の方は多いと思います。単なるサボりなのか、体調不良によるやむを得ない欠勤なのか、あるいは会社の制度設計にも原因があるのかなど、背景によって適切な対応は異なります。

　本稿では、年休の取得が権利であることを前提にしつつ、その後に繰り返される欠勤にどう向き合えばよいのか、処分の可否や留意点、さらには実務的に取るべき対応について整理し、会社経営者が判断する際の参考となるよう解説していきます。

年休取得は労働者の権利であることの確認

　まず大前提として理解しておくべきことは、年次有給休暇（年休）の取得は労働基準法で保障された労働者の権利である、という点です。年休は「働いた対価としての休暇」であり、労働者が自由に取得できるものであるため、会社が「取りすぎだ」「使い切るな」といった指示をすることは許されません。

　確かに経営者としては、毎年のように年休をすべて消化してしまう社員を見ると、「もう少し計画的に取っておいて、急な欠勤のときに備えてほしい」と感じるかもしれません。しかし、年休をすべて使うこと自体は法律上まったく問題のない行為であり、処分や人事評価で直接マイナスにすることは原則としてできません。

　また、上司や先輩社員が「年休を全部使わずに残しておいたら？」とアドバイスすることも、時として労働者にとっては「取得を妨げられている」と感じられかねません。その結果、パワハラや労基署からの指摘といった思わぬリスクに発展する可能性もあるため、注意が必要です。

　したがって、会社としては「年休を使い切ることは問題ない」と割り切り、その後の欠勤にどう対応するのかという点に焦点を当てるのが現実的です。年休自体を否定的にとらえるのではなく、欠勤部分を正しく評価・対応していくことが重要なのです。

欠勤が処分対象となる場合

　年休を使い切ること自体は労働者の権利ですから問題にはなりません。しかし、問題はその後の欠勤です。欠勤が一定程度に及んだ場合、処分の対象となる可能性が出てきます。

　まず注意すべきは「欠勤の理由」です。大きく分けると「サボりなど正当な理由のない欠勤」と「体調不良などやむを得ない欠勤」に分かれます。サボりのように正当な理由がない欠勤は、契約違反行為にあたりますので、口頭注意や始末書の提出、場合によっては懲戒処分まで検討する余地があります。とくに責任の重い立場にある社員が業務を放棄した場合、業務への悪影響が大きいため、処分の重さも増すのが一般的です。

　一方で、体調不良や私傷病による欠勤については、本人の意思で出勤を拒んでいるわけではありません。そのため「懲戒処分の対象」とするのは難しく、原則として処分はできません。こうした場合はノーワーク・ノーペイの原則に基づき、欠勤分の給与を支払わない対応や、人事評価での考慮にとどめるのが一般的です。

　また、欠勤が長期化した場合は「私傷病休職制度」を活用することが考えられます。制度の有無や規定によって扱いは異なりますが、一定期間を超える欠勤で休職に移行し、休職期間満了後に復職ができなければ退職扱いとする、という流れが多いでしょう。

　つまり、欠勤の処分可能性を検討する際には、①欠勤理由の正当性、②欠勤日数や業務への影響、③本人の立場や責任の重さ、の三点をバランスよく考慮する必要があるのです。

私傷病休職制度がない場合の対応

　次に、会社に「私傷病休職制度」が設けられていない場合の対応について考えてみましょう。

　本来、私傷病休職制度がある会社では、一定期間欠勤が続けば自動的に休職扱いとなり、その期間が満了しても回復しなければ退職（解雇）となる仕組みをとっていることが多いです。しかし、中小企業などではこのような制度を設けていない会社も少なくありません。

　制度がない場合、社員が年休を使い切ったあとに体調不良などで欠勤を続ければ、それは「所定労働日に出勤しなかった」という契約上の義務違反にあたることになります。とはいえ、病気やケガによる欠勤は本人にとって不可抗力の側面がありますから、それを理由にすぐ懲戒処分を行うのは妥当ではありません。

　この場合の基本的な対応は次のとおりです。

ノーワーク・ノーペイの原則で対処する

　働かなかった日については賃金を支払わないというのが大原則です。ですので、欠勤が続いても「給与は支払われない」という形で処理すれば、まずは契約上の整理としては十分です。

人事評価に反映する

　欠勤が多ければ業務への貢献度は当然下がります。そのため、昇給・賞与などの人事評価においてマイナス評価をすることは可能です。これにより、欠勤が多い社員とそうでない社員とのバランスをとることができます。

長期欠勤が続く場合は普通解雇を検討する

　欠勤が数日程度であれば、処分よりも評価上のマイナスで十分ですが、長期的に出勤できない状態が続くのであれば「労務提供不能」として普通解雇の対象になり得ます。ここで重要なのは、他の社員との公平性です。過去に同じようなケースでどの程度欠勤を認めてきたのか、その運用とのバランスを考えながら判断する必要があります。

　このように、私傷病休職制度がない会社の場合でも、体調不良による欠勤を「処分」の対象にするのは適切ではありません。むしろ、ノーワーク・ノーペイでの対応や人事評価で調整することが基本となります。そして、欠勤が長期化して業務継続が困難になった場合には、最終的に普通解雇を検討するという流れになります。

サボりによる欠勤との違い

　毎年年休を使い切ったうえで欠勤が発生している場合、その理由が体調不良によるものなのか、あるいは単なるサボりなのかを見極めることが非常に重要です。体調不良による欠勤であれば、本人に出勤したい意思があっても実際に働けない状況にあるため、懲戒処分を行うことは適切ではありません。むしろ私傷病休職制度の適用や休職期間満了での退職といった制度的な対応を検討するべきです。

　これに対して、サボりによる欠勤は本質的に契約違反であり、業務を放棄している点で会社に大きな不利益を与えるものです。無断で欠勤したり、合理的な理由なく出勤しなかったりする場合には、注意指導や懲戒処分の対象となり得ます。その処分の重さは欠勤日数や業務に与えた影響の程度、本人の地位や責任の大きさなどによって判断されることになります。

　したがって、同じ「年休を使い切った後の欠勤」であっても、体調不良によるものとサボりによるものでは会社が取り得る対応が全く異なります。安易に同列に扱ってしまうと不当な処分やトラブルにつながる可能性があるため、事実関係を丁寧に確認し、欠勤の性質を正しく区別することが不可欠です。

実務での判断ポイント

　実務においては、欠勤の背景事情を丁寧に確認し、その内容に応じた対応を取ることが欠かせません。まずは欠勤の理由が体調不良なのか、私的な理由によるものなのかを把握することが出発点になります。体調不良であれば診断書の提出を求め、病状や療養期間の見込みを確認し、復帰が可能かどうかを慎重に判断します。その際には、産業医の面談や試し出勤といった手法を活用することも有効です。

　一方、無断欠勤やサボりの可能性がある場合には、本人からの事情聴取を行い、その言い分を記録に残すことが重要です。再発防止のために注意指導を行い、それでも改善が見られない場合には懲戒処分の検討に移ります。さらに欠勤日数が長期に及び、業務に支障を与えるようであれば、休職制度の活用や普通解雇を含めた判断を迫られることになります。このように実務上の判断ポイントは、欠勤の原因、日数、業務への影響、本人の責任の程度を総合的に考慮していくことにあります。

まとめ

　毎年年休を使い切ったうえで欠勤を繰り返す社員への対応は、まず「年休の取得は権利である」という前提を踏まえる必要があります。そのうえで問題となるのは、年休を使い切った後の欠勤であり、その原因が体調不良によるものか、単なるサボりによるものかによって取るべき対応は大きく異なります。体調不良の場合には、休職制度やノーワークノーペイを活用しつつ、復職の可否を慎重に判断することが優先されます。サボりの場合には、事情聴取を行い改善の機会を与え、それでも繰り返す場合には懲戒処分を検討することになります。

　対応の優先順位としては、まず欠勤理由の確認と記録を徹底し、その後、体調不良かサボりかを区別します。次に、体調不良であれば休職や解雇を含む法的に適切な手段を検討し、サボりであれば日数や影響に応じた処分を段階的に行っていきます。最終的に重要なのは、事実を正確に把握したうえで、会社として一貫性のある対応をとることです。これによって、他の社員との公平性を保ち、トラブルを未然に防ぐことにつながります。