社員による誹謗中傷への正しい対応とは？経営者が知っておくべき調査と処分の実務

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職場での誹謗中傷が企業にもたらす影響

　同じ職場にいる社員が、同僚に対して誹謗中傷をしている――このような話が耳に入ってきたとき、経営者として皆さんはどのように対応すべきでしょうか。
　まず考えなければならないのは、誹謗中傷が放置された場合、職場全体に悪影響を及ぼす可能性があるということです。たとえば、発言を受けた社員は強いストレスを感じ、場合によっては職場にいられなくなることもあります。加えて、周囲の社員も職場の空気が悪化することで業務に集中できなくなり、生産性の低下を招くこともあります。

　誹謗中傷は、単に当事者間のトラブルにとどまらず、企業全体の雰囲気や組織運営そのものに影響を及ぼしかねない重大な問題です。
　さらに、誹謗中傷を放置することは、企業の管理責任が問われるリスクにもつながります。企業は職場環境を整える義務があり、ハラスメントや不適切な言動に対して適切な措置を取らなかった場合、使用者責任を問われる可能性もあります。つまり、誹謗中傷があったにもかかわらず何もしなかった企業は、法的責任を問われるリスクを抱えることになるのです。

　このように、同僚に対する誹謗中傷は、企業の業務運営にも、法的リスクにも直結する重要な問題です。したがって、経営者としては「ただの社員同士の口論」と軽視するのではなく、会社全体の問題として受け止め、早期に事実関係を把握し、適切に対応していく姿勢が求められます。

「誹謗中傷」の判断には事実確認が不可欠

　「社員が同僚を誹謗中傷しているらしい」との情報が寄せられたとき、経営者として重要なのは、すぐに感情的な評価や処分に走るのではなく、まずは「事実を確認する」ことです。誹謗中傷という言葉は評価的な表現であり、その内容が具体的にどのような発言・行動を指しているのかが不明なままでは、適切な対応は取れません。

　たとえば、指摘している社員が、実は問題行動をしている同僚に対して「それはまずいのではないか」と伝えていただけだった、というケースもあり得ます。これを「誹謗中傷」と決めつけて処分を進めてしまえば、かえって不適切な対応となり、職場の信頼関係を壊しかねません。

　したがって、まず行うべきは「誹謗中傷」と言われている発言や行動の具体的な中身を明らかにすることです。誰が、いつ、どこで、誰に対して、どのようなことを言ったのか――その詳細な情報を提供者から丁寧に聴き取りましょう。目撃者がいれば、その人の話も参考になりますし、可能であれば文書や記録などの裏付けも確認する必要があります。

　そして、調査を進める中で、誹謗中傷したとされる社員本人からも必ず事情を聴取してください。そのうえで、発言の事実があったのか、あったとしてその内容はどのようなものだったのか、事実として何が起きたのかを確定していくことが極めて重要です。

　「誹謗中傷したのかどうか」といった抽象的な議論を避け、まずは「具体的に何を言ったのか・やったのか」という事実に焦点を当てること。これが誤った判断や処分を防ぎ、適切な対応につなげるための出発点となります。

情報提供があった際に会社が取るべき初動対応

　誹謗中傷に関する情報が寄せられたとき、経営者としてまず行うべきは、感情的に反応するのではなく、冷静かつ慎重に状況を把握することです。情報提供があったということは、何らかの問題が職場で起きている可能性があるというサインであり、事実を確かめる重要な機会です。

　最初に確認すべきは、その情報がどのような経緯で伝えられたのかという点です。提供者は実際にその場で誹謗中傷の発言を「目撃した」のか、それとも「誰かから聞いた」のか。伝聞であれば、その情報の信頼性を見極める必要があります。

　次に、具体的な内容に踏み込んで確認します。いつ、どこで、誰が、誰に対して、どのような発言や行動を行ったのか。誹謗中傷とされる言動が事実であるかを把握するためには、5W1Hを意識した聴き取りが効果的です。「なぜそのような発言をしたのか」という内心の動機までは必ずしも把握できなくても、表に現れた言動については確認できるはずです。

　この初動の段階で注意すべきなのは、まだ評価を下さないことです。「誹謗中傷」と断定するのは、具体的な事実が確定してからで十分です。むしろ、ここでは「社員からこういう情報があった」「こういう発言をしたとの報告がある」という事実の整理に徹するべきです。

　情報提供を受けた際の対応を誤ると、問題が社内で拡大し、余計な混乱や不信感を生む可能性があります。したがって、初動段階では、情報提供者との信頼関係を損なわずに、適切な距離感で事実確認に努めることが極めて重要です。

調査の基本は「何を言ったか」「何をやったか」の確認

　誹謗中傷の疑いがある社員への対応を検討する際、経営者が最も重視すべきなのは「評価」ではなく「事実の確定」です。つまり、「これは誹謗中傷にあたるかどうか」という判断よりも前に、「実際にどのような発言があったのか」「何が行われたのか」を明確に把握することが先決です。

　たとえば「誹謗中傷をしたんですか？」と尋ねても、「していません」と否定されてしまえばそれ以上進みません。ところが、「○月○日に○○さんに対してこういう発言をしたのか？」と具体的に確認すれば、事実か否かが明らかになります。ここで重要なのは、事実の断片をつなぎ合わせて、実際に職場で何が起きたのかを立体的に捉えることです。

　また、争いのない事実が確認できれば、それが客観的に見て不適切な言動に該当するかどうか、後から評価を行うことも可能になります。評価は後回しで構いません。重要なのは、まず具体的な言動に焦点を当てて、何が言われ、何が行われたのかを丹念に調査する姿勢です。

　このようにして確認した事実をもとにすれば、その後の注意や指導、あるいは処分においても、経営者としての判断がぶれず、正当性が担保されやすくなります。逆に、事実確認を怠り、「誹謗中傷」という印象だけで判断を下すと、感情的な対応と見なされ、社内外の信頼を損なう可能性もあります。

　問題社員の対応で最も基本となるのは、感情や評価ではなく、具体的な言動という「事実」です。そこを丁寧に積み重ねることが、適切な対応につながっていきます。

初期対応として有効な注意・指導の進め方

　誹謗中傷に該当する可能性のある言動が確認された場合でも、その内容や程度によっては、まずは口頭での注意や教育的な指導によって改善を図ることが適切なケースも少なくありません。経営者としては、懲戒処分に踏み切る前に、軽微な問題であれば早期に是正を促す対応を検討することが重要です。

　実際、問題のある発言をしてしまう社員の中には、深く考えずに軽率な言動をしてしまっただけで、悪意があったわけではないというケースも多く見られます。本人としては「このくらい普通だろう」と感じていても、今の時代には通用しない発言であるということに気づいていない場合も少なくありません。

　こうしたケースでは、「今の発言は不適切で、職場では許されない」と明確に伝えることが肝心です。注意や指導の際には、できるだけ具体的な言葉で、なぜその言動が問題であるのか、どのような影響を与えるのかを丁寧に説明し、再発防止を促します。

　また、「悪気がなければ許される」という誤った認識を正すことも重要です。本人にとっては無意識の言動であっても、周囲に深刻な影響を及ぼしているのであれば、それは「アウト」です。悪気がなかったとしても、問題発言が繰り返されれば、より重い対応に移行せざるを得ないことを明確に伝えておくべきです。

　この段階で適切に指導がなされれば、多くの場合、本人も反省し、同じ過ちを繰り返さなくなります。経営者としては、問題行動に対して毅然とした姿勢を示しつつも、過剰な処分に走ることなく、まずは教育的な関与によって改善を促す柔軟な対応が求められます。

注意しても改善しない場合の対応と処分の検討

　問題のある発言に対して注意・指導を行ったにもかかわらず、改善が見られない場合、経営者としてはより踏み込んだ対応を検討しなければなりません。中には、悪気はなくとも同様の発言を繰り返してしまう社員や、注意の意図を理解せずに受け流してしまう社員もいます。そうした場合、職場環境への悪影響が継続し、被害者側の負担が大きくなる一方です。

　ここで重要なのは、「悪気がない」という点を理由に処分を躊躇しないことです。誹謗中傷的な言動は、その影響の大きさや継続性にこそ問題があります。たとえ本人に明確な敵意がなかったとしても、客観的に見て不適切な言動であれば、相応の処分を行う必要があります。

　まずは「厳重注意書」の交付といった書面での対応を検討します。この段階で、再発すればより重い処分になる可能性があることを本人に明確に伝えることが大切です。それでも改善が見られない、あるいは誹謗中傷の内容が初回から非常に悪質である場合には、懲戒処分を含むより厳しい措置に進むことが必要になります。

　このような場合、処分の内容は、過去の指導歴や問題行動の頻度・程度に応じて適切に決定する必要があります。また、軽すぎる処分は抑止力にならず、重すぎる処分は不当と見なされて法的トラブルにつながるおそれがあるため、判断には慎重さが求められます。

　さらに実務上、処分内容を記した通知書の作成に不慣れな経営者も多く、「誤解を招いたらどうしよう」「形式に不備があったら不安」と感じる場面もあるかもしれません。こうした場合には、懲戒処分通知書や厳重注意書の作成を弁護士に依頼することも検討すべきです。法的なリスクを避けるためにも、事実確認と文書作成の両面で専門家の助言を得ながら対応を進めることが、企業経営者としての的確な判断につながります。

悪気のない発言でも見過ごせない理由

　職場での問題発言に関して、経営者がしばしば直面するのが「悪気はなかったんです」「そんなつもりではなかったんです」という社員の言い分です。確かに、本人に悪意がなく、冗談や軽い気持ちで発した言葉であったとしても、それが他人を深く傷つけ、職場の雰囲気を壊すものであれば、見過ごすわけにはいきません。

　現代の職場環境では、言葉に対する感受性が高まっており、「時代の感覚にそぐわない」発言は、たとえ意図がなかったとしても不適切なものとして扱われます。言い換えれば、本人の内心や動機よりも、「実際にどのような発言があったのか」「それがどのような影響を与えたのか」が重視されるのです。

　さらに、悪気がないからこそ注意しても響かず、同様の発言が繰り返されるという問題もあります。本人は自分の言葉の重みを認識しておらず、常に自動的に無神経な発言が出てしまう――このようなタイプの社員は、放置すると周囲に継続的な悪影響を与えます。こうした発言を受けた側の社員にとっては、たまったものではありません。

　したがって、「悪気がないから処分は不要」と考えるのではなく、「悪気がなくてもアウトな発言はアウト」というスタンスが経営者には求められます。大切なのは、本人に対して「あなたの感覚では問題ないかもしれないが、今の時代には許されない発言だ」ということを明確に伝えることです。

　このように、悪意の有無ではなく、発言の内容とその影響を中心に対応を判断することが、企業としての健全な職場環境を守る上で不可欠です。甘い対応が、他の社員の離職や職場全体の士気低下につながるリスクを常に意識しておく必要があります。

懲戒処分の適否判断と実務上の留意点

　社員による誹謗中傷が明らかになり、注意や指導でも改善が見られない場合には、懲戒処分を検討することも必要になります。ただし、懲戒処分は社員の身分に直接関わる重い措置であり、企業側としてはその判断に慎重を期す必要があります。経営者としては、処分が「重すぎる」「軽すぎる」といった誤りに陥らないよう、冷静に対応しなければなりません。

　判断のポイントとなるのは、「何を言ったのか、やったのか」という具体的な言動と、その発言の内容や影響の程度です。処分の重さは、これらの事実に基づいて決めるべきであり、「悪気があったかどうか」といった内心の評価は二の次です。たとえば、過去に注意を受けているにもかかわらず再び同様の言動を繰り返している場合は、それだけで処分の重さが増す要素になります。

　懲戒処分の実務では、「厳重注意書」や「懲戒処分通知書」といった文書の作成が欠かせませんが、多くの中小企業ではこのような文書作成に不慣れであることが実情です。その結果、「不備があって責任を問われたらどうしよう」「通知書を書くのが難しいから処分は見送ろう」といった判断がなされてしまうこともあります。

　しかし、これは経営判断として極めて危険です。誤った対応が企業の信頼を損なうばかりか、被害を受けた社員を守れず、職場の秩序を崩すことにもなりかねません。懲戒処分を行う際には、判断に迷う段階からでも弁護士のサポートを受けることで、誤りのない対応が可能となります。実際、処分通知書などを弁護士が企業名義で作成し、経営者はそのまま署名・押印するだけで済むような運用も多く行われています。

　処分の内容を適切に決めるためには、法律的観点のみならず、企業の内部事情や職場の空気感も考慮したバランス感覚が求められます。専門家と連携しながら慎重に対応を進めることが、リスクを最小限に抑える最善策です。

管理職・経営層に求められるマネジメント力

　社員間の誹謗中傷が深刻化する背景には、当事者の問題だけでなく、上司や経営層のマネジメント不足が関係しているケースが少なくありません。経営者として認識しておくべきなのは、こうしたトラブルの多くが「人の管理」が不十分であることに起因しているという点です。

　本来、管理職や経営層には、社員同士の関係性や職場の雰囲気を日頃から把握し、問題が小さいうちに対処する役割があります。例えば、「あの発言は少しまずいのではないか」「この関係性は危ういな」といったサインに早い段階で気づければ、問題の深刻化を防ぐことができます。しかし現実には、プレイヤーとしては優秀でも、人のマネジメントには不慣れな管理職が任されていることも多く、問題を放置してしまう原因となっています。

　また、対応が遅れがちな経営者の中には、「社員に優しくしているつもりで放置してしまう」「対処するのが気が重い」といった心理的なブレーキがかかっていることもあります。しかし、誹謗中傷の被害にあっている社員にとっては、それは「守ってもらえなかった」と感じる原因となり、最悪の場合、職場を去る選択をすることにもつながります。

　誹謗中傷された側も大切な社員であり、その人の職場環境を守る責任は経営者にあります。問題が小さいうちからしっかりと部下を観察し、必要な注意・指導を行うことが、職場全体の健全さを保つマネジメントの基本です。

　トラブルを未然に防ぐには、経営者自身が人の管理の重要性を深く理解し、自ら関与する姿勢が欠かせません。日常的なコミュニケーション、現場の空気をつかむ感覚、そして問題が起きた際の即時対応――これらを実行できるマネジメント力が、誹謗中傷のような職場トラブルを未然に防ぐ最も有効な手段となります。

被害を受けた側への対応と組織としての在り方

　誹謗中傷の問題に直面したとき、経営者として見落としてはならないのが「被害を受けた側のケア」です。誹謗中傷を受けた社員は、多くの場合強いストレスを感じており、心身の不調にまで至ることも少なくありません。放置すれば、モチベーションの低下や退職といった事態にもつながりかねません。

　「問題を起こした社員への対応」ばかりに目が行きがちですが、会社の中で本当に守られるべき存在は、被害を受けている社員たちです。職場の秩序や信頼関係を維持するためにも、彼らが安心して働ける環境を整えることが企業の責務であり、最終的には経営者自身の責任です。

　ただし、注意すべきは、誹謗中傷された側にも多少の落ち度や職場での誤解を生む言動が見られる場合があるという点です。その場合も、頭ごなしに批判するのではなく、「被害者であることは変わらないが、組織として改善すべき点があれば丁寧に伝える」という姿勢が求められます。言葉の選び方ひとつで二次被害を招くおそれもあるため、慎重な配慮が必要です。

　経営者として、「自社の組織風土が問題を生み出していないか」「直属の上司が十分にマネジメントできているか」といった視点からも、社内の構造を見直すことが求められます。小規模な企業であれば、経営者自らが現場をよく観察し、社員一人ひとりの関係性を把握することも重要です。

　問題のある社員への対応だけでなく、被害を受けた社員、そして職場全体の健全な関係性をどう築くか。これが企業としての姿勢であり、持続的な成長につながる基盤でもあります。

弁護士との連携で確実な対応を

　社員による誹謗中傷が発覚し、社内調査や指導、処分といった対応を進める中で、経営者が感じるのは「どこまでやれば正解なのかが分からない」という不安ではないでしょうか。特に懲戒処分の判断や文書作成に不慣れな中小企業では、「この処分は妥当なのか」「後からトラブルになるのではないか」といった懸念がつきまといます。

　こうした場面でこそ、弁護士との連携が大きな意味を持ちます。弁護士は、法的なリスクを見極めながら、どのような手順で対応を進めるべきか、どの程度の処分が適切かを具体的にアドバイスできます。また、厳重注意書や懲戒処分通知書などの重要書類も、弁護士が企業名義で作成することで、内容の正確性と形式の整備が担保され、経営者の負担も軽減されます。

　誹謗中傷の対応には、法的・実務的な知識だけでなく、社内の人間関係や空気感を踏まえた判断も求められます。だからこそ、現場の事情を丁寧に共有しながら、信頼できる法律の専門家と連携を取ることが不可欠です。

　また、懲戒処分に至る前の段階であっても、「どう伝えれば誤解を招かないか」「どのような注意の仕方が望ましいか」といった、言葉選びのサポートも弁護士に相談できます。特に、被害を受けた社員への対応や、加害とされる社員への説明において、言葉一つで状況が悪化するリスクがあるからこそ、法的かつ実務的な言語感覚に精通した専門家の存在は大きな助けになります。

　誹謗中傷の問題は、会社にとって非常にデリケートで、かつ放置できないテーマです。企業の信頼と職場の秩序を守るためにも、独断での判断に頼るのではなく、弁護士と連携した対応を進めていくことが、確実で持続可能な経営につながります。

　四谷麹町法律事務所では、同僚への誹謗中傷といった問題社員への対応について、初期段階の注意指導の方法から、懲戒処分の可否判断、処分文書の作成支援まで、企業経営者の立場に立った具体的なサポートを行っています。
　また、誹謗中傷を受けた社員への配慮の仕方や、組織全体のマネジメント体制の見直しに関するご相談も承っており、状況に応じては企業側代理人として、問題社員や相手の代理人弁護士との交渉対応も行います。

　訴訟や労働審判といった深刻なトラブルに発展する前に、適切な初期対応を講じることが、企業にとって最も重要なリスク回避策です。問題社員の対応にお悩みの際は、会社側専門の経験豊富な四谷麹町法律事務所にぜひご相談ください。