極端に能力が低い社員への適切な対応とは？マネジメントと配置転換

動画解説

なぜ「仕事ができない」のか？原因分析から始めるマネジメント

　「仕事ができない社員」と判断する前に、まずその原因を正確に捉えることが必要です。能力不足にはさまざまな背景があり、単に「向いていない」からといって問題解決にはつながりません。たとえば、指示内容が不明確で理解できていない、業務量が過剰でキャパシティを超えている、本来の業務範囲にそぐわない配置のせいで本来の能力を出し切れていないケースもあります。

　そのため、まずは観察を通じて具体的な問題点を洗い出すことがマネジメントの出発点です。適切な対応や支援を施すためには、「なぜ“やる気がない”のか」「どういう業務でつまずいているのか」を丁寧に見極める必要があります。それによって、指導・教育・配置転換・業務削減など、より的確な選択肢へとつなげることができるのです。

マイクロマネジメントの必要性とその限界

　一見ネガティブに捉えられがちな「マイクロマネジメント」ですが、能力が極端に低く、仕事の基本すら覚束ない社員に対しては、むしろ必要な手法です。本人が自律的に業務を回せるようになるまで、具体的な指示を出し、逐一確認しながら進捗を見守る姿勢が求められます。新入社員に丁寧に教えるように、基本動作から順を追って習得させるイメージです。

　しかしながら、マイクロマネジメントは上司にとって大きな負担となります。指導に時間と労力がかかり、その間他の業務が圧迫されることも避けられません。また、本人の成長が見られない場合、継続的なマイクロマネジメントは限界を迎えます。この段階で重要なのは、「成長の兆しがあるかどうか」を冷静に判断することです。やるべき支援をしたうえで変化が見られない場合、別の対応を検討すべきフェーズに入ったと考えるべきでしょう。

マニュアル化と指導の工夫でカバーできる範囲とは

　能力が極端に低い社員に対して、マイクロマネジメントを補完する手段として有効なのが、業務のマニュアル化です。毎回指示を出さずとも、標準的な業務手順や作業内容が明確に整理されていれば、本人の理解と実行の助けになります。業務の手順を可視化することで、「何をどうやって進めればよいのか」が曖昧にならず、迷わず動ける環境が整います。

　また、マニュアルを渡すだけでなく、実際に目の前でやって見せることも重要です。理解力が十分でない社員には、口頭の説明だけでは理解が追いつかないことが多いため、視覚的・体験的な指導が効果を発揮します。それでも難しい場合は、チェックリスト形式にする、ToDoリストを細かく共有するなどの工夫が求められます。

　ただし、こうした支援を尽くしてもなお、自力で業務を遂行できないケースもあります。マニュアルや工夫の限界が見えた時、次の対応に移る覚悟が必要です。支援が十分だったかを確認したうえで、別の業務や部署での適性を探るなど、より踏み込んだ判断を求められる段階となります。

「自分の頭で考えろ」という指導

　能力が極端に低い社員に対して、よくある誤った指導方法の一つが「自分の頭で考えろ」という投げかけです。もちろん、自主性を育てるという意味では一理ありますが、現段階で自ら考え行動できないからこそ、能力不足と判断されているわけです。そのような社員に「考えて動け」と求めること自体が、指導の放棄になってしまいます。

　本人は努力しているつもりでも、前提知識や判断基準が不足しているため、何をどう考えればよいのかがそもそも分かっていません。結果、間違った判断をして失敗したり、動けずに時間だけが過ぎてしまうケースが多く見られます。こうした状況は、本人のストレスとなるだけでなく、業務に悪影響を及ぼすリスクもあります。

　「考えさせる」段階に至る前に、「どのように考えるべきか」を丁寧に教える必要があります。つまり、「考える訓練」が必要なのです。そこを飛ばして丸投げするのは、管理職としての責任を果たしているとは言えません。もし「自分の頭で考えろ」と伝えるのであれば、十分な準備とサポート、そして本人の失敗を受け止める覚悟が必要です。

向いている仕事への配置転換という選択肢

　能力が極端に低い社員であっても、すべての業務において不適格とは限りません。今の業務に向いていないだけで、別の職種や業務内容であれば、一定の成果を上げられる可能性があります。つまり、本人の特性に合った仕事への配置転換という選択肢を真剣に検討すべきです。

　特に業務の幅が広い中小企業や、複数の部署を持つ企業では、本人の性格や適性、過去の経験を見極めた上で、異なる業務に就かせることで意外な力を発揮するケースも少なくありません。事務作業に向かない人が現場作業では活躍する、対人関係が苦手でも一人で完結する作業では集中力を発揮するなど、可能性は多様にあります。

　ただし、企業規模が小さく配置転換先が存在しない場合や、すでにあらゆる業務に就かせたが成果が見られなかった場合には、この方法だけでは解決に至らないこともあります。その際には他の選択肢と組み合わせた対応が必要になります。

指示は具体的に

　能力が極端に低く、仕事の理解が追いついていない社員に対して、「自分の頭で考えろ」という言葉は極めて逆効果です。そもそも、考える力や判断の軸が身についていないため、放任したところで適切な行動ができるはずもありません。

　こうした社員には、「何を、いつ、どこで、どのように」やるのかを、具体的かつ丁寧に指示する必要があります。たとえば、作業の手順やルールを明文化したマニュアルを渡し、目の前で実演して見せる、作業工程をチェックリスト化して一緒に確認するなど、一つひとつを段階的に教えていく「マイクロマネジメント」が基本です。

　もちろん、これは上司や周囲に大きな負担をかける対応です。しかし、あらかじめ丁寧な指示を出すことで、ミスやトラブルを未然に防ぐことができるうえ、社員本人にとっても安心感が生まれます。「自分の頭で考えろ」は、ある程度の地力がある社員に向けた言葉です。基礎が備わっていない段階で求めても、混乱と失敗を招くだけであり、結果的に組織全体の生産性を下げることになります。

配置転換の可能性を探る

　今の仕事がうまくいかないからといって、その社員が全く役に立たないとは限りません。人には向き不向きがあります。たとえば、対人業務が苦手でも、ルーティン業務や裏方の作業では十分に力を発揮することもあります。したがって、能力不足が顕著な社員に対しては、他の業務への配置転換の可能性を一度真剣に検討することが大切です。

　配置転換を考える際には、会社の業務の中で現実的にその社員が担当できそうな仕事があるか、業務内容とその社員の特性がマッチするかどうかを見極める必要があります。本人が自分の得意な領域を把握している場合もありますので、ヒアリングを通じて情報を得ることも有効です。

　ただし、中小企業や小規模な組織では、そもそも担当できる仕事の種類が限られており、配置換え自体が難しいという現実もあります。その場合は、本人の適性を活かす場が存在しないという判断に至ることもあるでしょう。いずれにせよ、可能性があるならば試してみる価値はあります。

周囲や経営への悪影響と限界の見極め

　能力不足の社員に対してマネジメントや教育指導を粘り強く続ける姿勢は大切ですが、その努力にも限界があります。特に、著しく能力が低く、業務遂行に支障が出るレベルになると、その影響は本人だけでなく周囲の社員や経営全体にまで及んでしまいます。

　上司や同僚が何度も同じことを教えなければならず、教育に多くの労力と時間を割かれると、本来の業務が圧迫されます。加えて、「なぜあの人だけ特別扱いされているのか」「頑張っても報われない」といった不満が社内に蓄積し、職場全体の士気が低下するおそれもあります。

　また、本人にとっても能力と業務内容が合っていない状況が長引くことは強いストレスとなり、適応障害などのメンタル面の不調を引き起こすリスクがあります。そうなると、経営者としては「誰を守るべきか」「どこまで支援すべきか」という観点から、冷静な判断が求められます。

　このように、周囲の負担や経営への影響、本人の健康状態を総合的に見極めながら、限界に達していると判断すれば、配置換えや教育の継続ではなく、次の段階へ進む決断も視野に入れなければなりません。

おわりに

　能力不足の社員への対応は、単なる「できる・できない」の話ではありません。労働契約の本質、社員の将来性、そして周囲や経営全体への影響を総合的に見極めながら、経営者としての判断が問われます。

　一方で、今は人材の確保が難しい時代。採用した人材をどのように活かすか、どこまで育成すべきか、そしてどのタイミングで見切りをつけるべきかという判断は、経営戦略そのものでもあります。マネジメントの工夫や組織体制の見直し、あるいは採用方針の転換も含め、経営者には多面的な対応が求められます。

　「辞めさせる」か「活かす」か――これは感情や印象ではなく、冷静な事実と視点に基づいて判断されるべきものです。社員一人ひとりの状況と組織のバランスを見極めたうえで、最適な選択ができるよう、日々のマネジメントを積み重ねていきましょう。