問題社員の無断録音にどう対処する？裁判での証拠採用との誤解を正し、企業秩序を守る方法とは

動画解説

無断録音をする社員にどう対処すべきか

　「裁判では証拠として認められるのだから、社内の会話を無断で録音しても問題ない」。このような主張をする社員に対して、どのように対応すべきかというご相談を受けることがあります。実際、やめるように何度も注意しても録音を止めようとせず、周囲の社員が不安を感じているケースも少なくありません。職場の秩序や信頼関係を損なう行動として、早期に対処する必要があります。

　まず確認しておきたいのは、「社内での無断録音」を企業として認めなければならない理由はまったくない、という点です。社員同士の会話や業務中の指示が勝手に録音されることで、業務上の情報が外部に漏れるリスクがありますし、同僚が不安を感じて落ち着いて仕事ができなくなります。そうなると、チーム内のコミュニケーションが阻害され、生産性の低下や職場環境の悪化につながることもあるでしょう。

　このような無断録音については、たとえ社員が「裁判で証拠になるのだから」と主張しても、それを根拠に職場での録音を正当化することはできません。無断録音を続ける社員に対しては、企業として毅然とした態度で臨み、「録音は禁止されている行為である」という方針を明確に伝え、必要に応じて具体的な指導や処分も視野に入れて対応していく必要があります。

裁判で無断録音が証拠として認められる理由とは

　社員が「無断録音でも裁判で証拠になるのだから問題ない」と主張する背景には、民事裁判における証拠採用の仕組みに対する誤解があります。たしかに、民事訴訟では無断録音による記録が証拠として認められるケースが少なくありません。しかし、ここで理解しておくべき重要なポイントは、「証拠として採用されること」と「その行為が正当であること」は全く別の問題だということです。

　民事訴訟においては、証拠の採否や評価について裁判官に広い裁量が認められています。そのため、たとえ違法性や不適切な方法で収集された証拠であっても、一定の要件のもとで証拠として使用されることがあり得ます。特に民事事件では、刑事事件に比べて証拠の収集方法について寛容な傾向があるのが実情です。

　とはいえ、これはあくまでも「裁判所が真実を見極めるために幅広い証拠を採用する」という趣旨にすぎず、録音という手段そのものが正当と評価されているわけではありません。録音の内容が事実を裏付ける証拠となり得るかどうかと、職場内での無断録音という行為が就業上容認されるかどうかは、全く次元の異なる話なのです。

　したがって、「裁判で証拠になるから録音してよい」という考え方は成り立ちません。この点を社員に正しく説明することが、対応の第一歩となります。

裁判での証拠採用と職場ルールはまったく別問題

　無断録音が裁判で証拠として認められることがあるという事実は、あくまで裁判手続における一面にすぎません。職場での無断録音を会社が許容しなければならないという根拠にはなりません。裁判所が証拠として録音を採用するかどうかは、その証拠が真実の解明に資するかどうかという観点から判断されます。一方で、企業が職場での行動を規律するのは、秩序維持と業務遂行のためです。この二つは、目的も基準も異なるものです。

　たとえば、ある社員が上司との面談を無断で録音していたとします。この録音が後に裁判で証拠として採用されることがあったとしても、その社員の行為が職場内の秩序や信頼関係を損なった事実は変わりません。むしろ、他の社員がその存在を知れば、「自分の会話も録音されているのではないか」と疑心暗鬼になり、健全な職場環境が損なわれることにもつながります。

　つまり、証拠としての有効性と、職場でその行為が許されるかどうかは別問題であり、混同すべきではありません。無断録音を認めないという職場の方針は、裁判での証拠採否とは無関係に、企業として当然に設定し、運用していくことができます。むしろ、明確に「禁止する」姿勢を示さないことの方が、職場秩序に対するリスクを高めることになります。

職場における無断録音は契約・常識の両面で問題

　社員が職場で無断録音を行う行為は、法的にも常識的にも容認できない問題行動です。まず、法律上の観点から見てみましょう。社員は労働契約を通じて雇用主と一定の信頼関係に基づく義務を負っており、雇用主の利益を損なうような行為を行ってはならないとされています。さらに、職場秩序を乱す行為に対しては、使用者側に一定の規律権限が認められており、その範囲で社員の行動を制限することが可能です。

　無断録音は、まさにこの「秩序を乱す行為」の典型といえるでしょう。例えば、会話の相手が「このやりとりは録音されているかもしれない」と疑うような環境では、社員同士の信頼関係が失われ、安心して業務に集中できなくなります。そうなれば、職場全体の生産性や雰囲気にも悪影響を及ぼしかねません。

　また、常識の観点からしても、自分の会話を勝手に録音されることに抵抗を感じるのは当然です。職場とは、個々の社員が信頼関係のもとに協働する場です。そこに「隠し録り」が蔓延すれば、良好な人間関係は築けません。多くの人が「録音している同僚とは一緒に働きたくない」と感じるのではないでしょうか。

　このように、労働契約上の義務違反としても、職場での常識から見ても、無断録音は明確に問題のある行為です。企業としては、その行為を明確に問題視し、必要な指導やルール整備を行っていくことが求められます。

無断録音禁止は就業規則で明文化するのが効果的

　無断録音が職場秩序を乱す行為である以上、企業としてはこれを明確に禁止し、ルールとして周知することが重要です。その際、特に効果的なのが、就業規則に「無断録音の禁止」を明文化しておくことです。多くの企業の就業規則にはすでに「社員としてふさわしくない行為の禁止」といった服務規律が定められていますが、無断録音については、より具体的に記載することで抑止力を高めることができます。

　実際、「職場での録音・録画行為を原則として禁止する」「業務上の正当な理由がない限り録音は認められない」などと定めておくことで、問題行動を事前に防ぐ効果が期待できます。さらに、こうしたルールが明文化されていれば、社員に対して「この行為は明確に規則違反である」と説明しやすくなり、説得の根拠としても有効です。

　ただし、就業規則がない会社であっても、無断録音の禁止は労働契約上当然に主張できる内容です。録音行為が職場の信頼関係や秩序を損なうものであれば、就業規則の有無にかかわらず、企業側は合理的な理由に基づき禁止することができます。

　それでも、やはり明文化のメリットは大きいといえます。トラブルが発生した際、「どのような行為が違反となるのか」「なぜ禁止されているのか」を明確に示すことで、社内対応もスムーズになりますし、後々の懲戒処分や訴訟対応の場面でも企業側の主張が通りやすくなります。

　無断録音・録画に限らず、トラブルになりやすい行為については、多少条文が煩雑になっても、就業規則に具体的な禁止事項として盛り込んでおくことが、結果的に企業を守ることにつながるのです。

やめるよう指導しても改善しない場合の対応ステップ

　就業規則や労働契約上のルールに基づいて無断録音を禁止しても、社員がなお録音を続ける場合には、早期かつ段階的な対応が必要です。まずは、初期段階での丁寧な注意指導から始めるのが基本ですが、遠回しな伝え方や軽い声かけではなく、しっかりと時間を取って会議室などで面談の場を設け、落ち着いた環境で明確に伝えることが重要です。

　「録音は職場秩序を乱す行為であり、業務上も好ましくない。会社として明確に禁止している」という点をはっきり伝え、なぜそのようなルールが存在するのかを丁寧に説明するようにしましょう。仮に社員が「裁判では証拠として認められるのだから問題ない」と反論してきた場合でも、冷静に「裁判で証拠として認められるかどうかと、職場での録音行為が許されるかは別問題である」という法的な考え方を伝えることが大切です。

　それでも無断録音をやめない場合は、段階を踏んで対応を進めていきます。まずは文書による厳重注意書の交付を検討しましょう。「録音を禁止する」と口頭で注意したにもかかわらず、それに従わなかったという事実自体が服務規律違反となるため、文書で記録を残すことは、後の対応に備えるうえでも有効です。

　再三の指導にもかかわらず改善が見られない場合、次のステップとして懲戒処分を視野に入れることになります。無断録音そのものが重大な問題行動であるだけでなく、会社からの指示や注意に従わないという態度も、企業秩序を損なう深刻な違反行為です。懲戒処分を行う際は、就業規則の規定やこれまでの経緯を踏まえ、処分内容の妥当性を慎重に検討し、必要であれば弁護士の助言を得ることが望ましいでしょう。

解雇も視野に入る？深刻なケースへの最終的な対処法

　無断録音という行為が、職場の秩序や信頼関係を著しく損なうものであることは言うまでもありません。さらに、会社が明確に「禁止」としているにもかかわらず、再三の注意や厳重な指導にも一切従わない場合には、解雇という最終手段も視野に入れて検討することが可能です。

　無断録音の常習者がいることで、他の社員が安心して働けない状況が続けば、職場全体の生産性やチームワークに深刻な影響を及ぼします。加えて、会社からの指示や命令を無視する行為は、使用者の権限を真っ向から否定する態度ともいえます。これは単なる録音行為にとどまらず、企業秩序に対する重大な挑戦とも受け取られかねません。

　このような場合、もはや改善の可能性が低く、労働契約の継続が困難と判断されれば、懲戒解雇を含めた対応が適法とされる余地があります。もちろん、解雇には高いハードルがあり、法的なトラブルが発生するリスクも伴います。そのため、解雇を検討する際には、慎重に証拠を整理し、段階的な記録を整備した上で、労働法の専門家である弁護士と相談しながら進めることが重要です。

　また、実際にどのタイミングで解雇に踏み切るべきか、どういった文言で伝えるべきかなど、細部の対応を誤ると、会社側が不利になることもあります。こうしたリスクを避けるためにも、専門的なサポートを受けながら適切な判断をしていくことが不可欠です。

弁護士への相談

　無断録音の問題は、証拠の扱いや職場の秩序、懲戒処分の適法性など、多くの法的要素が絡む複雑な対応を求められる場面です。だからこそ、企業が独自に判断して対応を進めるには限界があり、慎重を期す必要があります。特に、社員が「自分は正当な行為をしている」と強く主張している場合や、反論の準備を整えているようなケースでは、企業側が冷静に、かつ論理的に対応することが求められます。

　その際に有効なのが、弁護士との連携です。どのような言葉で注意すべきか、どのタイミングでどのような措置を取るべきか、懲戒処分や解雇が法的に適切かどうかなど、弁護士は個別事案に応じた具体的なアドバイスを提供してくれます。企業の立場に立った対応方針を整理し、トラブルを未然に防ぐだけでなく、もし紛争に発展した場合にも、企業側の主張を裏付ける強力な支援となるでしょう。

　四谷麹町法律事務所では、問題社員への対応に関して、個別の注意指導の仕方や、懲戒処分の進め方、社員への対応方法について具体的なサポートを行っています。さらに、状況によっては企業側代理人として、問題社員や、相手の代理人弁護士との交渉も行っています。
　訴訟や労働審判になる前の段階から適切な対応を行うことで、企業側の負担を軽減し、トラブルの早期解決が可能となります。問題社員の対応でお悩みの際は、会社側専門の経験豊富な四谷麹町法律事務所にぜひご相談ください。