勤務態度が悪く指導に従わない社員への正しい対処法｜問題社員（モンスター社員）対応の実務ポイント

動画解説

職場秩序を乱す問題社員とは

　言動が乱暴で勤務態度が悪く、注意や指導にも従わない社員が職場に存在すると、その影響は非常に大きなものとなります。まず第一に挙げられるのが、職場全体の雰囲気が悪化するという点です。このような社員の存在により、周囲の社員が不快な思いをする機会が増え、「働きたくない」「こんな職場はもう嫌だ」と感じる社員が出てくるのも決して珍しいことではありません。

　その結果、業務効率が低下し、生産性にも悪影響が及びます。さらに深刻な場合には、他の優秀な社員が転職を考えるようになってしまうケースもあります。職場の秩序が乱れ、誰もが安心して働ける環境が損なわれるような事態にまで発展することもあるのです。

　このような状況を放置すれば、会社の組織力そのものが損なわれかねません。そのため、会社としてはこのような問題社員への対応を決して先送りにするべきではありません。周囲の社員たちの働きやすさを守り、健全な職場環境を維持することは、経営者や人事担当者の重大な責任です。

　とりわけ、中小企業のように組織がコンパクトで、社員同士の距離が近い職場においては、一人の問題社員が与える影響は非常に大きなものになります。そのため、早い段階での対応と、適切なマネジメントが求められます。

初期対応の重要性と注意指導の基本

　言動が乱暴で勤務態度の悪い社員が現れた場合、何よりもまず必要なのは「行動を改めさせること」です。企業経営者や人事担当者の中には、問題が発生した際に証拠の確保から考えがちですが、それは本来の優先順位を見誤っています。もちろん証拠の確保も重要ではありますが、それ以上に「早期に行動を改めさせること」が本質的な対応であり、職場全体の秩序を守るために欠かせない視点です。

　問題行動への対応が遅れると、結果的に職場内での影響が拡大し、改善の機会を逃してしまいます。初期の段階でしっかりと注意・指導が行われれば、問題社員もある程度の修正が可能な場合もありますが、対応を先延ばしにすることでエスカレートし、後手に回ってしまうケースが非常に多く見られます。

　また、初期対応が不十分な職場では、周囲の社員たちが「会社は何もしてくれない」と感じ、職場への信頼を失う結果にもつながります。つまり、問題社員の行動だけでなく、それを黙認する企業側の姿勢にも問題があると見なされるおそれがあるのです。

　対応にあたっては、抽象的な注意ではなく、具体的な事実をもとにした指導が必要です。たとえば、「勤務態度が悪い」とだけ伝えるのではなく、「〇月〇日、△△部署の会議中に□□という発言をしたことが問題だ」といった形で、日時・場所・内容を明確に伝える必要があります。これにより、本人が状況を具体的に認識し、改善のきっかけとなり得ます。

　注意指導は、社長や管理職にとっては避けられない「業務の一部」です。相手に指摘することを恐れて逃げてしまえば、事態は悪化するばかりです。問題のある行動を黙認せず、的確に初期対応を行うことが、問題社員への対応を成功させる第一歩となるのです。

面談による注意指導の効果的な進め方

　問題社員への指導は、できる限り「面談」という形で行うことが重要です。たとえば、普段の業務スペースで軽く注意するだけでは、指導の真剣さが伝わりにくく、本人もその場限りで受け流してしまいがちです。一方で、会議室などのフォーマルな場所で面と向かって話をすることによって、会社側が本気で改善を求めているというメッセージが明確に伝わります。

　面談では、言葉だけでなく、表情や声のトーン、姿勢といった非言語の情報も相手に伝わります。こうした情報があるからこそ、注意指導の効果は格段に高くなります。文字だけのやりとり、例えばメールやチャットツールでの注意では、細かなニュアンスが伝わらず、かえって誤解や反発を招くこともあります。

　対面での面談が難しい場合でも、ZoomやTeamsなどのオンラインツールを活用する方法があります。画面越しであっても、表情や反応を見ながら対話することができますし、遠方の社員に対しても柔軟に対応が可能です。電話での対応も一つの選択肢ですが、やはり可能な限り「顔を見て話す」ことが望ましいといえます。

　注意面談の場では、曖昧な表現を避け、具体的な問題行動をテーマにして話すことが大切です。たとえば、「勤務態度が悪い」と言うだけでは、本人にとっては何を指摘されているのか分からず、「自分への個人的な嫌悪ではないか」と受け取られるおそれがあります。そうではなく、「〇月〇日の午後、会議室で△△さんに対して□□という発言をしたのは不適切だった」と、具体的な事実を明示して伝えることで、初めて本人も問題点を理解し、改善の意識を持つことができます。

　さらに、注意する際には「逃げない姿勢」と「過剰反応をしない冷静さ」の両方が求められます。注意指導は管理職や経営者の重要な役割であり、避けることはできません。必要であれば、事前にシミュレーションを行うなどして、冷静かつ的確に伝えられるよう準備しておくことも一つの手段です。

　このように、面談を通じた指導は、単に問題を指摘するだけでなく、職場全体の秩序を守るための重要なマネジメント手段でもあります。形式的に済ませるのではなく、相手と真剣に向き合う姿勢が、改善への第一歩となるのです。

問題行動は具体的な事実に基づいて指摘する

　問題社員に対する注意指導において、最も重要なのは「具体的な事実」に基づいて伝えることです。抽象的な表現、たとえば「勤務態度が悪い」「言動が乱暴だ」といった言い回しでは、本人に問題点が正確に伝わらない可能性があります。特に、そうした言動が本人にとって「無意識」である場合、自分に非があるという自覚すら持っていないこともあります。

　実際、勤務態度に問題がある社員ほど、自分の行動を「普通」だと認識しており、悪意があるわけでも意図的に乱暴な態度を取っているわけでもないケースが多く見受けられます。だからこそ、指摘する側が感情的にならずに、いつ・どこで・誰に対して・どのような発言や行動があったのかという「5W1H」に基づいた説明が求められるのです。

　たとえば、「〇月〇日の午前、会議中に□□さんに対して『お前は使えない』と発言した件について」というように、具体的な場面を明確に伝えることが必要です。本人にとっては耳の痛い内容であっても、そうした事実をはっきり伝えなければ、行動の改善にはつながりません。

　また、曖昧な表現や遠回しな指摘は、むしろ逆効果になることもあります。問題のある社員の中には、相手の曖昧な態度を見て「社長は自分に強く言えない」「自分は恐れられている」と誤解し、ますます言うことを聞かなくなるといった事態も起こり得ます。

　「自分のことを嫌っているから注意された」と感じさせないためにも、感情ではなく客観的な事実に基づいて説明することが、効果的な注意指導のポイントです。そしてその際には、単に問題点を指摘するだけでなく、「どのように改善すればよかったのか」「今後どうすればよいのか」についても明確に伝えることで、指導の意図と期待が伝わりやすくなります。

　問題社員への対応は、感情的にぶつかるのではなく、冷静に、かつ具体的な言葉で事実を伝えるという姿勢を貫くことが、信頼を得る第一歩となります。そしてそれが、職場秩序を守る強固な土台となるのです。

管理職・経営者が果たすべき役割と心構え

　問題社員への対応において、最も大切なのは、経営者や管理職自身が「逃げない姿勢」を持つことです。言動が乱暴で勤務態度が悪い社員が職場にいる場合、注意指導を行う側にも相応の精神的な負担がかかります。中には、注意しても改善されず、逆に食ってかかってくるような社員も存在します。そうした対応の大変さを、経営者がしっかりと理解し、対応に当たる管理職をサポートすることが不可欠です。

　特に注意が必要なのは、管理職が問題社員との対応を避けたくなり、あえて厳しい注意をしなかったり、人事評価で本来よりも高い評価をつけたりするようなケースです。これでは、評価制度もマネジメントも形骸化し、適正な対応ができなくなってしまいます。部下を守るべき管理職が、「無難にやり過ごす」ことを選んでしまえば、職場全体の秩序は崩れていきます。

　管理職が適切な対応をするためには、経営者が「あなたの対応をしっかり見ています」というメッセージを伝えることが効果的です。報酬面などで直接的に報いることが難しい場合でも、言葉や態度でねぎらいを示すことで、モチベーションは大きく変わってきます。

　また、耳障りの良い言葉だけでなく、耳の痛い指摘をきちんと伝える覚悟が求められます。社員の教育や指導は、経営者や管理職の責務であり、単なる業務の一環ではありません。相手が本当に変わることを期待するのであれば、「言いにくいことでもはっきり伝える」勇気が必要です。

　注意指導の現場では、冷静さを保つことも非常に重要です。感情に任せて怒鳴ったり、相手を追い詰めたりすることは逆効果になります。必要であれば、事前に指導内容を整理し、シミュレーションを行うことで、落ち着いて対応できるよう準備を整えることも有効です。注意指導は、「その場しのぎ」で行うものではなく、「職場を守るマネジメント行為」として取り組むべきなのです。

証拠の確保と注意指導の記録方法

　問題社員に対する対応では、「証拠の確保」も重要な要素です。しかし、繰り返しになりますが、優先すべきはあくまでも「行動の改善」であり、証拠の確保が目的化しては本末転倒です。指導に対して改善が見られない場合に備え、対応の経過を記録として残しておくという視点が求められます。

　初期段階での軽度な注意については、必ずしも詳細な記録を残す必要はありませんが、少なくとも簡単なメモを取っておく、もしくは上司や顧問弁護士への報告メールを残すなど、後から対応の経緯を説明できる形にしておくことが有効です。これらの記録は、いざという時に証拠として活用できる可能性があります。

　また、注意をしても改善が見られない場合や、問題行動が重大な場合には、より明確な文書による対応が必要になります。たとえば、「厳重注意書」を交付することで、問題の深刻さを本人に理解させることができます。この文書には、問題となった事実を具体的に記載し、どのような行動が不適切であったのか、今後どう改善すべきかを明示することが望まれます。抽象的な表現にとどまらず、5W1Hを意識した具体的な内容にすることで、教育効果が高まり、同時に証拠価値も高まります。

　さらに問題行動が継続・悪化するような場合には、顛末書や事情説明書を提出させることもあります。これは、事実を本人の視点で書かせることで、状況を整理し反省を促すとともに、記録としての役割も果たします。ただし、「始末書」という名称を用いる場合には注意が必要です。始末書という言葉が、本人にとって「懲戒処分を受けた」と誤解されることもあるため、状況に応じて呼び方を工夫する必要があります。

　このように、証拠の確保は、事実確認と教育効果の両方を意識して行うべきです。単なる「責任追及のための道具」としてではなく、問題行動の是正に向けたプロセスの一環として活用するという視点を持つことが重要です。

配置転換とマネジメントの工夫

　言動が乱暴で勤務態度に問題がある社員に対しては、注意指導だけでなく「配置転換」も有効な対処法の一つです。たとえば、チームワークが求められる部署や顧客対応が中心となる職種において、そのような社員がトラブルの原因となっている場合には、別の職場環境へ異動させることで影響を最小限に抑えることができます。

　もちろん、配置転換によってすべての問題が解決するわけではありません。しかし、現在の職務がその社員にとって適性のないものであった場合、別の業務であれば一定の成果を上げられることもあります。また、配置先の部署に対応力やマネジメントスキルの高い管理職がいる場合、問題行動が抑えられる可能性も高まります。社員個人の資質に加え、配置先の上司の能力や人間関係も重要なファクターになるのです。

　注意が必要なのは、単に「厄介な社員をどこかに押し付ける」という発想で異動させてしまうことです。このような対応は、異動先でも同様の問題を再発させ、社内に不満を広げる原因となります。異動先の上司や同僚に過度な負担をかける結果となってしまうケースも少なくありません。

　また、問題社員がすでに管理職に就いている場合、そのポジションのままでは部下に悪影響を及ぼすおそれがあります。こうしたケースでは、本人の適性を冷静に判断し、必要に応じて管理職から外すという判断も検討しなければなりません。「管理職として不適格」と判断される場合には、その役割を見直し、適切な職務に再配置することも会社としての責任ある対応といえます。

　配置転換は、「追いやる」のではなく、「活かす」視点で行うことが重要です。社員本人の特性や性格、能力を見極めたうえで、より適した環境に導くことができれば、組織全体にとってプラスとなる結果を生むこともあります。

懲戒処分とその適切なタイミング

　注意指導や配置転換を行ってもなお、問題社員の行動が改善されない場合には、「懲戒処分」を検討する必要があります。懲戒処分は社員に対する重大な措置であり、その判断とタイミングは慎重を要しますが、多くの中小企業においては対応が遅れがちであるのが実情です。その結果、問題がエスカレートしてから対応に乗り出すケースが非常に多く見られます。

　本来であれば、問題行動が明確になった段階で早めに適切な懲戒処分を行うことが望ましいのですが、「職場の雰囲気が悪くなるのでは」「本人が反発するのでは」などの懸念から先送りにされることが少なくありません。しかし、実際にはそのような未対応の状態こそが職場の雰囲気を悪化させ、他の社員たちの不満や不安を増幅させる要因となります。

　懲戒処分は、「会社が問題行動を容認しない」というメッセージを明確に伝える機会でもあります。軽微なものであっても、適切な処分を行うことによって、周囲の社員に対しても「公平性」や「秩序維持の意識」が共有されることになります。

　懲戒処分の実施にあたっては、就業規則の整備と運用も不可欠です。従業員数が10人未満で法的には作成義務がない場合でも、会社のルールとして定めておくことが望ましいでしょう。就業規則に服務規律や懲戒事由が明示されていれば、処分に対する説明や根拠も明確となり、法的な正当性の担保にもつながります。

　処分の種類は、譴責、減給、出勤停止、最終的には解雇に至るまで様々ですが、いきなり重い処分に踏み切るのではなく、段階を踏んで記録を積み重ねることが重要です。注意指導や厳重注意書、面談記録などを事前に行っておくことで、懲戒処分に至った過程を第三者に対しても説明しやすくなります。

　懲戒処分は決して感情的に下すものではなく、職場の秩序と他の社員を守るための冷静かつ論理的な判断として行われるべきです。やり方が分からない場合や対応に不安がある場合には、早めに弁護士に相談し、適切な手続きを踏むことが重要です。

解雇・退職勧奨を検討すべきケース

　注意指導や懲戒処分を重ねてもなお、改善の兆しが見られない場合、最終的には「退職勧奨」や「解雇」を検討せざるを得ないケースも出てきます。特に、社長や上司の指導に真っ向から反発し、職場秩序の維持すら困難な状況に陥っている場合、現場にその社員をとどめておくこと自体が他の社員にとって深刻なストレスとなり、組織全体の運営に支障をきたすおそれがあります。

　ただし、解雇は法的にも非常に慎重な対応が求められる手段です。日本の労働法制上、解雇には「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」がなければ無効とされる可能性があります。単に問題行動があるからという理由だけでの解雇は、裁判で争われた際に企業側が不利になるリスクがあります。そのため、解雇に至るまでには、注意指導や懲戒処分などの段階的な対応を行い、記録を積み上げておくことが不可欠です。

　一方、退職勧奨は社員との合意によって退職を促す手続きですが、これもまた適切な方法で行わなければ「不当な退職強要」として問題視されることがあります。退職勧奨を行う際には、本人の納得を得ることを最優先とし、必要に応じて条件交渉を行うこともあります。たとえば、退職日や退職金の支給、年次有給休暇の買い取りなどについて、柔軟な対応が求められます。

　また、本人から退職届が提出された場合には、会社としても明確に「承諾した」旨を何らかの方法で伝えることが大切です。これを怠ると、後になって「撤回される」リスクがあるため、メールでの承諾通知や、退職手続きに関する案内書の交付など、証拠として残る形で対応することが望ましいでしょう。

　状況によっては、退職合意書の締結も検討されます。特に金銭の授受などが絡む場合には、後々のトラブルを避ける意味でも、合意書に明記しておくことで双方の安心につながります。

　「解雇しても大丈夫かどうか」「退職勧奨のやり方が分からない」といった不安がある場合には、必ず弁護士に相談してください。労働基準監督署では教えてくれない民事的な観点、すなわち訴訟になった際のリスク評価や対応方法について、専門的なアドバイスを受けることが重要です。

普段のマネジメントが問題社員対応の土台

　問題社員への対応において、見落とされがちですが非常に重要なのが「普段のマネジメント」です。日頃から問題のある言動を見て見ぬふりをしていたり、勤務態度の悪さを黙認していたりすると、いざ注意や懲戒処分をしようとしても、相手に「今さら何を言っているのか」と反発されるリスクが高まります。

　たとえば、前任の管理職が問題社員に対して何ら注意もせずに放置していた場合、後任の管理職が正当に指導を始めたとしても、「前までは許されていたのに、なぜ急に」と受け止められ、納得を得にくくなることがあります。こうした状況は、社内における管理体制の不一致を印象付け、労使トラブルの火種となりかねません。

　また、日々の人事評価もマネジメントの一部として重要です。実際よりも高い評価をつけておきながら、裏では「あの社員は本当に困る」と人事部に相談しているようでは、評価制度の信頼性が損なわれます。評価は事実に基づいて正確に行われるべきであり、問題行動があれば評価にも反映させる必要があります。適切な評価がなされていなければ、いざ懲戒処分や退職勧奨を行おうとしても、「これまでの評価と矛盾している」と突き返されてしまうこともあります。

　普段から社員一人ひとりの行動をしっかりと観察し、正確な情報に基づいて判断することが、問題社員への的確な対応につながります。観察が不十分だと、注意指導も抽象的なものになり、「最近評判が悪いらしい」といった不確かな情報に頼るしかなくなってしまいます。そうなると、指導の説得力も下がり、かえって社員の反発を招く可能性があります。

　つまり、問題社員の対応とは突発的な出来事に対処することではなく、日頃からのマネジメントの積み重ねの上に成り立つものなのです。経営者や管理職が部下の行動を丁寧に観察し、適切に評価し、必要な場面では指導を行う。この一連の流れを日常的に実践しているかどうかが、トラブルの未然防止と迅速な解決を左右します。

会社側専門弁護士のサポート

　ここまでご説明してきたように、言動が乱暴で勤務態度が悪く、指導にも従わない社員への対応は、企業にとって非常に悩ましい課題です。早期対応と具体的な注意指導、適切な記録と証拠の確保、そして必要に応じた懲戒処分や退職勧奨など、対応すべき事項は多岐にわたります。さらに、それらを的確に進めるには、労働法に基づいた正確な判断と慎重な運用が欠かせません。

　四谷麹町法律事務所では、問題社員への対応に関して、個別の注意指導の仕方や、懲戒処分の進め方、社員への対応方法について具体的なサポートを行っています。さらに、状況によっては企業側代理人として、問題社員やその代理人弁護士との交渉も行っています。

　訴訟や労働審判に発展する前の段階から適切な対応を講じることで、企業側の負担を軽減し、トラブルの早期解決が可能となります。問題社員の対応でお悩みの際は、会社側専門の経験豊富な四谷麹町法律事務所にぜひご相談ください。